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Betriebsklima und Betriebsorganisation in der Apotheke: Wie bewerten die Mitarbeiter? Wo gibt es Optimierungspotential?

Apothekenteams sind mit dem Betriebsklima zufriedener als mit der Betriebsorganisation. Man kommt gern zur Arbeit, fühlt sich wohl im Team, hat Spaß an den Aufgaben und schätzt das Weiterbildungsangebot. Klärungsbedarf gibt es in der Regel im Bereich der Kommunikation. Den größten Gesprächsbedarf sehen die Teams bei der Ablauforganisation.
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So lautet das kurz gefasste Ergebnis aus den Beratungen der Treuhand Hannover. Die Informationen stammen aus Befragungen in Apotheken-Teams zum Betriebsklima und zur Betriebsorganisation. Die Umfragen stellen die Basis bzw. ein Modul einer umfassenden Personal-und Organisationsberatung dar. Die Rückmeldungen aus 60 Apotheken von über 500 Mitarbeitern wurden synoptisch zusammengefasst.

Vorgehen
Es sind im Rahmen der Erhebung online und anonym zwei Fragenblöcke zu beantworten. Im ersten Teil geht es um je fünf bis sieben Annahmen zu Themen wie: allgemeine Zufriedenheit, Aufgaben, Arbeitszeit, Teamzusammenarbeit und Führung. Im zweiten um organisatorische Aussagen zur allgemeinen Organisation und QM, Arbeitsabläufen, Zeitmanagement, Informationsfluss, Kommunikation und Delegation.

Ergebnisse
Alle Themen wurden mit einer positiven Aussage wie »Ich fühle mich wohl im Team« postuliert und konnten nach der der »Likert Skala« mit fünf Aussagevarianten bewertet werden: 1 trifft vollständig zu, 2 trifft eher zu, 3 teils-teils, 4 trifft eher nicht zu, 5 trifft nicht zu, 6 keine Antwort. Fällt die Durchschnittsnote gut aus (<2), ist die Zustimmung hoch, bei Noten im unteren Bereich (>3) stimmen die Mitarbeiter der Aussage weniger zu, sind also tendenziell unzufriedener.

Hier das Notenranking für den Bereich des Betriebsklimas:
1,7       Angenehmes Arbeitsklima, fühle mich wohl im Betrieb
1,9       Habe Spaß am Job, der Verantwortungsspielraum passt für mich
2,0       Vergütung, Arbeitszeit, Fortbildung, Work/Life-Balance ok
2,1       Team: Umgang miteinander, Problemlösung und Unterstützung funktioniert
2,1       Führung: Ist verlässlich, unterstützt mich, berücksichtigt private Wünsche

Bei den Einzelfragen im Bereich Kommunikation vermissen die Mitarbeiter eine reibungslose Informationsweitergabe, die Aussprache konstruktiver Kritik sowie regelmäßige Besprechungen.

Für ausgewählte Bereiche der Betriebsorganisation sieht die Reihenfolge so aus:
2,0       Chef(in) delegiert gezielt, Zuständigkeit, Vertretung ist geregelt
2,1       Mein Aufgabenbereich: klare Regelungen, Einarbeitung und Beschwerde-/Fehlermanagement funktioniert
2,2       Zeitmanagement: genug Personal, selten Überstunden
2,4       Arbeitsabläufe: werden eingehalten, angefangene Aufgaben kann man in Ruhe erledigen

Interessante Aussage: Die Belastung durch die häufige Unterbrechung von Tätigkeiten ist sehr hoch. Daher werden in fast allen Betrieben »zu wenig Mitarbeiter für alle Aufgaben« beklagt, dennoch gibt es in kaum einem Betrieb »ungeplante Überstunden«.

Fazit und Empfehlungen
Die emotionale Bindung an den Apothekenbetrieb ist in der Regel hoch. Die Aufgaben sind vielfältig und es mangelt nicht an Verantwortungsspielräumen, Teamgeist, Wertschätzung und Benefits. Belastend wirken sich vor allem organisatorische Defizite bei den Abläufen, dem Informationsfluss sowie der Feedbackkultur aus.

Welche Empfehlungen für die Führung eines Betriebes kann man aus diesen Ergebnissen ableiten?

  1. Besinnen Sie sich auf das Positive: Arbeiten Sie heraus, wo die Stärken Ihres Betriebes liegen. Warum verstehen wir uns so gut? Warum kommen wir gerne zur Arbeit? Wann haben wir am meisten Spaß?
  2. Organisation: Es besteht ein großes Bedürfnis nach klaren Regelungen. Holen Sie das Team ins Boot: Wo wird Bedarf gesehen, was spricht für oder gegen bestimmte Abläufe? Wo dokumentieren wir die Information? Aber Vorsicht: Eigenständiges Denken und flexibler Umgang mit unklaren Situationen darf nicht zu kurz kommen.
    Wodurch lässt sich die Belastung durch die ständigen Unterbrechungen minimieren? Maßnahmen könnten sein: Zeitfenster blocken, Tätigkeiten bündeln.
  3. Kommunikation: Welche Feedback- und Kritikkultur pflegen Sie im Moment? Wann und aus welchem Grund entstehen emotional belastende Situationen? Wie kann man das vermeiden?

Die Aufarbeitung der Ergebnisse mit dem Team kann in Eigenregie erfolgen. Oftmals macht aber die Einschaltung eines externen Moderators Sinn. Sie sind gespannt, wie die Auswertung für Ihren Betrieb ausfällt? Gerne beraten wir Sie persönlich und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot für eine Personal- und Organisationsberatung.

05.08.2020
Jutta Degenhardt

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Dr. Jutta Degenhardt
Apothekerin, Leiterin der Abteilung Betriebswirtschaft
Telefon: 0511 83390 -347
Fax: 0511 83390 -343
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