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Erstattung von Kosten für den Heilberufsausweis

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ausgestattet und weist als personenbezogener Ausweis den Inhaber als Apothekerin oder Apotheker aus. Die monatlichen Gebühren für den HBA Ihrer Mitarbeiter können von Ihnen als Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen erstattet werden.
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In diesem Kontext darf ausschließlich mit dem eHBA auf die Daten der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) zugegriffen werden. Hierfür ist der eHBA mit Zertifikaten zur Identifikation und Signaturzertifikaten für die qualifizierte elektronische Signatur ausgestattet. Gleiches gilt für die anderen Berufsgruppen in der Apotheke (Pharmazieingenieur/in, Apothekerassistent/in und Apothekenassistent/in).

Derzeit benötigt nur der Apothekeninhaber einen eHBA. Die hierfür entstehenden Kosten werden vom DAV-Notdienstfond erstattet. Notwendig ist ein Heilberufsausweis aktuell lediglich, um die SMC-B in der jeweiligen Apothekenbetriebsstätte freizuschalten. Dazu ist es auch im Filialverbund ausreichend, wenn der Betriebserlaubnisinhaber im Besitz eines HBA ist.

Verpflichten Sie nun Ihre Mitarbeiter den eHBA zu beantragen, muss dies im eigenen Namen und der eigenen Meldeadresse des Mitarbeiters, nicht durch Sie als Arbeitgeber, geschehen. Die monatlichen Gebühren sind direkt durch den Mitarbeiter an den jeweiligen Anbieter beziehungsweise die Kammern zu entrichten. Die Finanzierung der HBA für in der Apotheke angestellte approbierte Mitarbeiter ist noch nicht geklärt. Hierzu werden noch Verhandlungen zwischen dem DAV und dem GKV-Spitzenverband geführt.

In Niedersachsen betragen die Kosten für einen eHBA monatlich 8,90 Euro (brutto), für eine SMC-B monatlich 7,50 Euro (brutto). Die Vertragslaufzeit beträgt jeweils fünf Jahre, sodass für einen eHBA Gesamtkosten in Höhe von 534 Euro anfallen, für eine SMC-B 450 Euro.

Zurzeit sind für die Aufwendungen der Apotheken, die sich im Rahmen der Ausstattung mit Komponenten und deren Betrieb ergeben, folgende Erstattungspauschalen festgelegt

Welche Möglichkeiten haben Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern diese Kosten zu erstatten?
Aus lohnsteuerlicher Sicht sind Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers ersetzt werden (Auslagenersatz) lohnsteuer- und beitragsfrei erstattungsfähig.

Auslagenersatz ist immer dann anzunehmen, wenn Ihre Mitarbeiter in Ihrem ganz überwiegenden Interesse Aufwendungen tätigen, die der Arbeitsausführung dienen und die nicht zu einer Bereicherung des Mitarbeiters führen. Liegen diese Voraussetzungen vor, wird auch zivilrechtlich ein Erstattungsanspruch Ihres Mitarbeiters gegenüber Ihnen bejaht.

Die Erstattung der monatlichen Gebühren für den HBA erfüllen somit die Voraussetzungen für Auslagenersatz. Es werden Ausgaben in Ihrem überwiegend eigenbetrieblichen Interesse geleistet. Die Aufwendungen dienen der Arbeitsausführung und führen zu keiner Bereicherung der Mitarbeiter. Zu beachten ist aber noch die wichtigste Voraussetzung für die Steuerfreiheit des Auslagenersatzes. Über diese Ausgaben ist einzeln mit dem Mitarbeiter abzurechnen. Die Gebühren sind in der Höhe, in der sie beim Mitarbeiter anfallen, zu ersetzen und dürfen nicht mit einem Pauschalbetrag abgegolten werden.

Mit dieser Vorgehensweise ist auch der Betriebsausgabenabzug bei Ihnen sichergestellt.

26.01.2021
Katja Adam

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