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Kosten und Vergütungen beim Botendienst

In der Corona-Krise gewannen Botendienste von Apotheken enorm an Bedeu­tung. Das E-Rezept wird dieser Lieferform einen weiteren Schub geben. Wir beleuchten die wirtschaftlichen Hintergründe.
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Seit Beginn der Corona-Zeit haben viele Kunden die Zustellung per Boten­dienst gewählt. Die Auslieferungen der Apotheken haben sich deutlich erhöht und werden inzwischen auch gesondert vergütet. Patienten, die in Corona-Zeiten via Botendienst beliefert wurden, werden diesen Versorgungsweg auch weiterhin wünschen.

Das E-Rezept wird perspek­tivisch diesen Wunsch verstärken. Viele Kunden nutzen im Zuge der Digitalisierung mittlerweile Vorbestell-Apps auf dem Smartphone und Bestell-Portale im Internet. Das Tempo der Nutzung wird zunehmen und damit auch die Notwendigkeit, diesen „Fernbestellern“ die Waren per Boten zu senden.

Fünf Fragen zur Wirtschaftlichkeit
Aus wirt­schaftlicher Sicht sollten Sie folgende Fragen zum Botendienst für Ihre Apotheke klären:

  1. Wie kann die zusätzliche Arbeit personell und organisatorisch bewältigt werden?
  2. Wie werden Bezahlung, Einhaltung der Hygiene und Temperaturkontrolle/-Dokumentation geregelt?
  3. Zu welchen Zeiten kann ich die Kunden versorgen?
  4. Bin ich gut lieferfähig, um alle Kunden zu bedienen?
  5. Kann ich eine Vergütung bekommen?

Sicherlich werden in einigen Apotheken zusätzliche Boten und auch Fahrzeuge benötigt. Sind die internen Kapazitäten erschöpft, kann man sich an Dienstleister wenden. Zuletzt haben diverse Anbieter neue Lieferangebote initiiert. Zu beachten ist jedoch, dass der Botendienst nur durch weisungsgebundenes Personal der liefernden Apotheke erfolgen darf und falls es nicht-pharmazeutische Boten sind, eine telepharmazeutische Beratung stattgefunden hat oder zumindest angeboten worden ist.

Der organisatorische Aufwand und auch die telefonische oder per Video gestützte telepharmazeutische Beratung von Apotheken nehmen deshalb zu. Es muss an verschiedenen Stellen aufgerüstet werden, was höhere Kosten verursacht: beispielsweise für ein mobiles Bezahl­terminal oder ein Software-Pro­gramm, das automatisiert die Tourenplanung und -durchführung optimiert. Außerdem sollte auch das Warenlager optimiert werden, um die Lieferfähigkeit zu erhöhen.

Krankenkassen zahlen 2,50 Euro
Nur wenige Apotheken haben früher die Botenliefe­rungen ihren Kunden in Rechnung gestellt, obwohl ein zusätzlicher Aufwand nötig ist. Dank einer Honoraränderung erhalten die Apotheken seit April 2020 Honorare für den Botendienst von den Krankenkassen. Zunächst fünf Euro, seit Oktober 2020 2,50 Euro netto je Lieferort und Tag bei der Abgabe von verschreibungspflichtigen Arzneimitteln. Jede Apotheke hat im Jahr 2020 durchschnittlich 4.500 Euro durch die Botendienstvergütung eingenommen. Daraus errechnen sich etwa sechs abgerechnete Lieferungen pro Öffnungstag.

Bei der Rentabilität sind die Personal­kosten, die Fahrzeugkosten und andere Kostenpositionen zu beachten. Vor Corona betrugen die durchschnittlichen Kosten pro be­lieferten Kunden bis zu 4,00 Euro. Dies liegt heute wahrscheinlich etwas niedriger, denn durch die steigende Anzahl sinken die Stückkosten. Unterschiede ergeben sich vor allem durch das eingesetzte Fahrzeug (Anschaffungsart, Wert, Kilometerleistung und Betriebsart des PKW oder alternativ Fahrrad), die Qualifikation des Boten, Transportmaterialien (Kühlbox, Tüten, Temperaturlogger) und die Anzahl der belieferten Kunden auf einer Tour. Dennoch ist es unwahrscheinlich, dass die Vollkosten je Kunde unter den 2,50 Euro der Erlöse liegen. Heißt: Die Botendienst-Honorare decken in vielen Fällen nicht alle Kosten, sondern diese müssen auch aus dem Ertrag der Arzneimittel erlöst werden.

Individuelle Analyse durch die Treuhand Hannover
Um die wirt­schaftliche Bilanz von Botenlieferungen näher beleuchten zu können und für die Zukunft gut aufgestellt zu sein, hat die Treuhand Hannover Möglichkeiten für eine individuelle Botendienst-Analyse geschaffen. Durch Erhebung von Umsätzen, Vergütungen, Kosten und die Verbuchung der Daten in der Finanzbuchhaltung, ggf. auch im Rahmen einer Kostenstellen-Rechnung, kann für jede Apotheke der Gewinn oder Verlust ermittelt werden. Wir können bei Verfügbarkeit der Daten (= Umsätze, Vergütungen, Anzahl) bei den WaWi-Systemen oder bei den Abrechnungszentren die Werte gesondert verbuchen und sind in der Lage, individuelle Analysen zu erstellen. Das Fazit zum Abschluss:

Ob Sie verstärkt Botendienste anbieten und dazu Investitionen tätigen, sollte unter wirtschaftlichen Aspekten im Einzelfall abgewogen werden. Viele Apotheken haben die Handlungs- und Abrechnungsmöglichkeiten noch nicht ausgeschöpft. Hier ist eine individuelle innerbetriebliche Betrachtung der Möglichkeiten erforderlich.

Grundsätzlich werden Botendienste auch nach der Einführung des E-Rezepts von den Kunden vermehrt eingefordert, eventuell sogar vorausgesetzt. Folglich wird der Botendienst für Sie zu einem Wett­be­werbs­­faktor, den Sie nicht unterschätzen sollten.

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung und dem kommenden E-Rezept bietet es sich an, gleich einen separaten Arbeitsbereich für Botendienst und die E-Rezeptbearbeitung zu schaffen. Der Bewältigung dieser Arbeiten sollten Sie im Back-Office mehr Raum gewähren.

Nutzen Sie diese Möglichkeiten! Wir unterstützen Sie bei der Wahl der richtigen Boten- und Digitalisierungsstrategie in Ihrer Apotheke. Sprechen Sie uns gerne dazu an.

22.03.2021
Christian Meyer

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Diplom-Ökonom
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