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Lieferungen ins EU-Ausland – Umsatzsteuerfreiheit nur mit Gelangensbestätigung

Liefern Sie aus Deutschland Waren in einen anderen Mitgliedsstaat der EU, dann handelt es sich dabei um eine innergemeinschaftliche Lieferung. Das bedeutet, dass Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Allerdings müssen dafür einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Die Rechnung über eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung muss die folgenden zusätzlichen Angaben enthalten (»Buchnachweis«): 

  • Ihre deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • die gültige ausländische USt-IdNr. Ihres Kunden
  • ein Hinweis auf die Steuerfreiheit der Lieferung, beispielsweise »steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung«.
  • Erfüllen Sie Ihre Belegpflichten nicht, droht der Verlust der Steuerfreiheit. Als Nachweis dient die »Gelangensbestätigung«. 

Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung: 

  • Der ausländische Kunde ist Unternehmer und
  • erwirbt die Waren für seinen Betrieb.

Zudem müssen Sie nachweisen, dass die Ware auch tatsächlich in das jeweilige Land gelangt ist. Für diese Fälle hat der Gesetzgeber die Gelangensbestätigung ein­geführt. Diese ist zusammen mit dem Doppel der Rechnung der Belegnachweis dafür, dass der Liefergegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist. Erhalten Sie keine Gelangensbestätigung vom Kunden, müssen Sie Umsatzsteuer für die Lieferung abführen, obwohl dem Kunden lediglich der Netto-Preis berechnet wurde. Was können Sie tun, um der Gefahr entgegen zu wirken, dass Sie keine Gelangensbestätigung von Ihrem Kunden erhalten?

Absicherung bereits bei der Auftragsannahme 
Empfehlenswert ist, Ihren Kunden bereits bei Annahme des Auftrags beziehungsweise bei Vertragsabschluss auf die Notwendigkeit einer Gelangensbestätigung, insbesondere in Abholfällen, hinzuweisen. Fixieren Sie diese Aussage schriftlich in der Auftragsbestätigung, im Vertrag oder geebenenfalls in der Rechnung. Mit dieser »Steuer«-Klausel können Sie, zivilrechtlich abgesichert, die Umsatzsteuer nachfordern.

Formulierungsbeispiel für eine »Steuer-Klausel«
»Die Gelangensbestätigung ist nach Ende des Transports/ nach Erhalt der Ware innerhalb von vier Wochen beziehungsweise innerhalb der gesetzlichen Frist zurückzusenden beziehungsweise zu mailen. Sollte die Gelangensbestätigung nicht fristgerecht eingehen, wird der Umsatz steuerpflichtig und die Umsatzsteuer in Höhe von sieben beziehungsweise neunzehn Prozent wird nachberechnet. Den Vordruck Gelangensbestätigung erhalten Sie von uns zeitnah zur Lieferung«.

Sollten Sie die Gelangensbestätigung trotzdem nicht erhalten, kann wie folgt gehandelt werden:

  1. Kunden anrufen und nochmals über Gelangens­bestätigung aufklären.
  2. schriftlich anmahnen.
  3. Rechnungskorrektur und neue Rechnung mit Umsatzsteuerausweis
  4. Achtung: Nur mit einer entsprechenden »Steuer-Klausel« besteht ein zivilrechtlicher Anspruch, die Umsatzsteuer nachzufordern
  5. Geben Sie die Rechnungskorrektur mit einem entsprechenden Hinweis an Ihren Steuerberater weiter, damit dieser die Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung durchführt.
  6. Abfrage der USt-IdNr.

Als weiteren Nachweis, dass die Voraussetzungen einer innergemeinschaftlichen Lieferung erfüllt sind, sollten Sie stets den Personalausweis des Abnehmers beziehungsweise des Bevollmächtigten kopieren (bei Kapitalgesellschaften Handelsregisterauszug mit Angabe des Geschäftsführers). Außerdem sollten Sie sich die Gültigkeit der USt-IdNr. des Kunden bestätigen lassen.

Abfrage der Umsatzsteuer-Indentifikationsnummer
Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt auf schriftliche und telefonische Anfragen die Gültigkeit einer USt-IdNr. sowie zusätzlich den Namen und die Anschrift der Person, der die USt-IdNr. von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde. Bestätigungsabfragen zur Gültigkeit von USt-IdNr. sind ebenfalls online beim Bundeszentralamt oder unter ust-idnr-bestätigung(at)bzst.bnd.de möglich.

Einen neuen Online-Dienst, der die Überprüfung von USt-IdNr. vereinfacht, finden Sie auf der Internetseite der EU-Kommission.
Hier ist  nur die Eingabe der fremden Identifikationsnummer erforderlich.

Wichtig: Bitte drucken Sie bei Online-Abfragen einen Screenshot aus, sofern es keine Speichermöglichkeit für die Abfrage gibt.

Haben Sie alles getan, um Ihre Beleg- und Nachweispflichten zu erfüllen, gilt die Lieferung auch dann als umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, wenn die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung auf unrichtigen Angaben des Kunden beruht.

20.07.2017
Katja Adam

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