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Ohne klare Führung kann eine Filiale nicht erfolgreich sein

Um Reibungsverluste zu vermeiden und die Motivation des Filialleiters zu steigern, sind seine Kompetenzen klar zu definieren. Was kann der Filialleiter selbständig entscheiden, was ist mit dem Chef abzustimmen? Die eingeräumten Kompetenzen sollten schriftlich festgehalten werden.
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Da der Eigentümer zur Präsenz in der Hauptapotheke verpflichtet ist, kann er in der Filiale im laufenden Betrieb nichts »so nebenbei« entscheiden. Daher ist eine grundsätzliche Regelung notwendig. Der Apothekeninhaber muss Aufgaben und Entscheidungskompetenzen delegieren. Das ist sicherlich für den Chef eines traditionell inhabergeführten Einzelunternehmens nicht immer einfach: Viele wollen alles selber machen und meinen, dass die Qualität sonst nicht stimmt und alles noch mehr Zeit kostet.

Dies ist aber ein Trugschluss. Wer richtig delegiert kann sich selber entlasten und seine Mitarbeiter motivieren. Für die Delegation von Aufgaben braucht es Vertrauen in die Fähigkeiten der Person, die die Aufgabe übernehmen soll. Was die Fähigkeiten angeht, sollte dies schon bei der Besetzung der Stelle ins Auge gefasst werden. Und Vertrauen braucht Zeit, um sich entwickeln zu können.

Delegation braucht Vertrauen 
Die Delegation umfasst eine Festlegung der Aufgaben, die eine andere Person übernehmen soll und der dazu benötigten Befugnisse und Kompetenzen. Je nach Spektrum wird also ein größerer oder kleinerer Teil, jedoch nie die gesamte, Verantwortung übertragen. Der Eigentümer muss immer in einem gewissen Grade die Aufgabendurchführung überwachen und die Ergebnisse bewerten. 

Grundsätzlich bestehen drei Stufen der Delegation von Aufgaben. Zum einen gibt es die Möglichkeit, dass der Filialleiter alleine und ohne Rücksprache beim Chef, Aufgaben wahrnimmt und Entscheidungen fällt. Dies bedeutet die höchste Stufe der Autonomie und Verantwortung und erfordert einen besonders qualifizierten und zuverlässigen Filialleiter. Dies entlastet den Chef am meisten, eignet sich aber nicht für alle Aufgaben und Funktionen. Es gibt auch die Variante, dass der Filialleiter beschränkt entscheiden darf. Sei es, dass er Entscheidungen nur nach Rücksprache mit dem Chef trifft oder dass die Entscheidungen eine gewisse Tragweite nicht übersteigen dürfen (beispielsweise bei Investitionen). Der Inhaber muss sich aber auch vorbehalten, besonders sensible Aufgaben selbst zu übernehmen. Häufig betrifft das Personalfragen. Die Einstellung von neuen Mitarbeitern oder das Aussprechen arbeitsrechtlicher Maßnahmen sind aufgrund der Auswirkungen auf den Gesamtbetrieb meist Sache des Chefs.

Es geht also um drei Kompetenzstufen:

  • Stufe 1: Filialleiter hat komplette Entscheidungsbefugnis
  • Stufe 2: Nach Rücksprache mit dem Leiter
  • Stufe 3: Reine »Chefsache«

Kompetenzen klar definieren
Es empfiehlt sich, Kompetenzfragen bereits vor der Anstellung des Filialleiters zu klären. Die Ergebnisse sollten schriftlich im Anhang zum Arbeitsvertrag fixiert werden. Ein praktikables Vorgehen ist, Aufgabenbereiche abzugrenzen und festzulegen, wie die Entscheidungsbefugnisse des Filialleiters in diesen Bereichen gestaltet sein sollen. Folgende Beispiele aus der Apothekenpraxis verdeutlichen dies.

Verkauf, Beratung, Belieferungen: Bei den im Tagesgeschäft anfallenden kundenrelevanten Vorgängen entscheidet und handelt der Filialleiter autonom. Weiterhin können Aufgaben delegiert werden, wie die Abwicklung von Sprechstundenbedarf oder Altenheimbelieferung.

Einkauf Großhandel: Bei den laufenden Bestellungen beim Großhandel ist es sinnvoll, freie Hand einzuräumen. Jedoch sollten Regelungen und Informationen über das Bestellverhalten und die Rabattkonditionen weitergegeben werden. Eine höhere Tragweite hat es, wenn der Filialleiter Verhandlungen führen darf (meist nicht, eher Chefsache) oder auch Bestellparameter selber festlegt (Restbestände, Bestellgröße und so weiter).

Einkauf direkt: Wie viele Vorgaben werden gemacht bezüglich der Lieferantenauswahl und Verhandlungen? Sinnvoll ist es, Bestellwerte festzulegen, bis zu denen der Filialleiter selber entscheiden kann.

Warenwirtschaft: Routineaufgaben wie die Durchführung von Ladenhüteranalysen, Lagerbereinigungen, permanente Inventur oder Preisänderungsdienst können gut delegiert werden. Vorgaben, wie oft zum Beispiel Lagerbereinigungen durchgeführt werden oder wann Artikel neu auf Lager gelegt werden helfen, den Prozess zu strukturieren. 

Marketing: Welche Maßnahmen plant die Filiale selbständig? Hat sie freie Hand beim Einkauf von Werbemitteln (Zugaben und so weiter)? Gibt es ein Budget für solche Dinge?

Anschaffungen, Instandhaltungen: Dürfen Handwerker beauftragt werden, (geringwertige) Güter eigenständig beschafft werden? Hier sollten Wertgrenzen festgelegt werden, bis zu denen selber entschieden werden kann.

Personalwesen: Der Filialleiter übernimmt tägliche Führungsaufgaben und sollte daher auch ins Personalwesen eingebunden sein. Einstellungen vornehmen und arbeitsrechtliche Maßnahmen aussprechen ist allerdings immer Sache des Inhabers. Eine Einbindung des Filialleiters ist jedoch sinnvoll.

Dies sind nur beispielhaft genannte Aspekte. Im Einzelfall muss betrachtet werden, welche Punkte individuell für die Filiale relevant sind und welche Aufgaben der Inhaber delegieren kann. Immer wieder berichten Filialleiter, dass sie gerne mehr Verantwortung übernehmen würden. Dies kann dazu führen, dass eigentlich engagierte Mitarbeiter aufgrund mangelnder Aufgabenvielfalt an Motivation verlieren. Aber auch Chefs sprechen davon, dass sie sich mehr Engagement von ihrem Filialleiter erwarten. Sind die Kompetenzen klar definiert, werden falsche Erwartungen auf beiden Seiten im Vorhinein vermieden.

12.12.2019
Guido Michels

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Guido Michels
Diplom-Ökonom
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