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So wird die virtuelle Weihnachtsfeier nicht zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Desaster

Die Pandemie macht uns auch in diesem Jahr einen Strich durch die Rechnung und eine normale betriebliche Weihnachtsfeier unmöglich. Doch es gibt gute Alternativen wie virtuelle Weihnachtsfeiern. Damit diese auch aus steuerlicher Sicht ein Erfolg werden, gilt es einiges zu beachten.

Ungewöhnliche Zeiten erfordern ungewöhnliche Ideen. Angesichts steigender Infektionszahlen verzichten die meisten Arbeitgeber auch in diesem Jahr auf abteilungsübergreifende Präsenz-Veranstaltungen. Aber gerade in Zeiten von Corona möchte man den Mitarbeitern auch auf dem Wege eines »Abschlussevents« wichtige Signale der Wertschätzung senden. Obwohl ungewohnt und sicher kein vergleichbarer Ersatz für »klassische Weihnachtsfeiern«, gibt es einige Möglichkeiten für virtuelle Gemeinschaftserlebnisse.

Virtuelle Weihnachtsfeier: Das sollte aus steuerlicher Sicht beachtet werden

Im Internet finden sich viele Ideen für virtuelle Events wie zum Beispiel einen extern moderierten Online-Koch- oder Showabend, eine Verkostung beziehungsweise gemeinsame Probe, einen virtuellen Festsaal oder einen »Escape-Room«. Mehr noch fällt der Zuwendungscharakter ins Auge, wenn für die Online-Feier vorab »Care-Pakete« oder »Dinner-Boxen« mit passenden Zutaten, Weinen, Ausstattung bzw. sonstigen kleinen Präsenten und Beigaben verschickt werden.

Damit die Aufwendungen für die virtuelle Weihnachtsfeier beim Arbeitnehmer nicht zu steuer- und sozialversicherungspflichtigen Einnahmen führen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden.

So muss es sich trotz der zwangsläufigen räumlichen Trennung um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handeln. Darüber hinaus muss die Teilnahme an der Veranstaltung allen Betriebs- oder Abteilungsangehörigen offenstehen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann der Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer für Betriebsveranstaltungen angewendet werden. Der Freibetrag gilt für maximal zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr. Das ist auch bei der virtuellen Weihnachtsfeier zu beachten.

Als Nachweis für das Finanzamt sollten Sie eine Aufstellung der teilnehmenden Mitarbeiter und einen Ausdruck der Einladung mit Rahmenprogramm aufbewahren. Auch die Lieferadressen der verschickten »Care-Pakete« oder die Lieferliste des Lieferdienstes bzw. Caterers sollten als Beleg vorgehalten werden.

Tipps für lohnsteuer- & beitragsfreie Weihnachtsgeschenke für die Arbeitnehmer

Teil der alljährlichen Weihnachtsfeiern ist bei vielen Arbeitgebern die Überreichung von Geschenken. Dies ist auch im Rahmen der virtuellen Weihnachtsfeier möglich. Die Geschenke können Sie an Ihre Mitarbeiter liefern lassen. Beachten sollten Sie hierbei die von der Finanzverwaltung normierte 60-Euro-Grenze. Geschenke bis zu 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) werden bei der Ermittlung des Freibetrags in Höhe von 110 Euro einbezogen und somit den Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung zugerechnet.

Möglich wäre, für die Geschenke eine Gestaltung zu wählen, in der Sie online eine kurzgehaltene Kaffeerunde in Anwesenheit aller Mitarbeiter durchführen. Diese führt dazu, dass die Mitarbeiter nicht nur Kaffee und Plätzchen, sondern auch ein Geschenk oder einen Gutschein bis 60 Euro lohnsteuer- und beitragsfrei beziehen können.

Soll aufgrund der Corona-Krise keine Weihnachtsfeier stattfinden, können Sie bis zum 31. März 2022 Ihren Mitarbeitern ein Geschenk oder einen Waren-Gutschein auch als steuerfreie Corona-Prämie zukommen lassen. Voraussetzung ist, dass die Zuwendungen aufgrund der Corona-Krise gewährt und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Diese Möglichkeit besteht allerdings nur, wenn die Höchstprämie von 1.500 Euro weder im Kalenderjahr 2020 noch im Kalenderjahr 2021 bisher ausgeschöpft wurde.

Bleibt dann der Spaß am diesjährigen Alternativprogramm tatsächlich steuerlich ungetrübt, wird die Vorfreude auf eine hoffentlich in 2022 wieder möglichst unbefangene Feier »im echten Leben« mit Glühwein und Cocktails in geselliger Runde umso größer.

09.12.2021
Katja Adam

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