Das DMS als digitales Ablagesystem ermöglicht das Managen von elektronischen Dokumenten wie beispielsweise e-Rechnungen, aber auch von nachträglich digitalisierten Dokumenten. Das können beispielsweise eingescannte Rechnungen sein sowie Lieferscheine oder Personaldokumente.
In einem für Ihre Praxis passenden Dokumenten-Management-System gibt es eine ärztespezifische Ordnerstruktur, in der Sie Ihre Dateien ordnen, kategorisieren und mittels integrierter Schnittstelle direkt an die Treuhand Hannover übermitteln können. Zudem ist das System mit anderen Anwendungen wie der Finanzbuchhaltung kompatibel. Nutzen können Sie diese Software von überall, solange es eine Internetverbindung gibt. Dabei ist es auch irrelevant, ob Sie von zu Hause aus etwas erledigen wollen und ein Kollege parallel in der Praxis im DMS arbeitet. Es können immer mehrere Personen gleichzeitig im System interagieren und Änderungen dabei verfolgt werden.
Wenn mehrere Personen in einem System arbeiten, heißt das auch, das jeder alles sieht? Nein, zumindest nicht, wenn Sie das nicht möchten. Denn in Dokumenten-Management-Systemen gibt es die Möglichkeit, unterschiedliche Zugriffsberechtigungen zu vergeben. Diese können Sie perfekt den definierten Workflow in Ihrer Praxis anpassen.
Dadurch, dass alle parallel im selben Programm arbeiten, Belege via Scan hinzugefügt werden können, generell viele Dokumente elektronisch einlaufen und alles revisionssicher sowie digital abgelegt wird, verringert sich der Papierverbrauch zusätzlich zu den Ordnerstapeln massiv. Doch was bringen diese Vorteile im Praxisalltag? Um dies zu verdeutlichen, stellen wir Ihnen den gleichen Arbeitsprozess einmal ohne und einmal mit Dokumenten-Management-System vor.
