Nach einem Geschäftsvorfall gibt es entweder einen Papierbeleg oder einen digitalen Beleg wie beispielsweise eine e-Rechnung. Beides lässt sich einfach und revisionssicher in einem Dokumenten-Management-System ablegen. Auch aus der Warenwirtschaft lassen sich die Daten in das DMS übertragen und gesammelt, aber vor allem sicher an die Treuhand Hannover zu schicken.
Dokumenten-Management-Systeme
In einer Zeit, in der die Digitalisierung eine immer größere Rolle spielt, unterstützen wir als spezialisiertes Steuerberatungsunternehmen unsere Mandanten dabei, Ihre Prozesse digitaler zu gestalten. Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) können Sie ihre Buchhaltung effizienter gestalten sowie Ressourcen sparen. Die Treuhand Hannover steht Ihnen bei der Entscheidungsfindung eines passenden DMS gerne beratend zur Seite.
Mittels eines Dokumenten-Management-Systems können Sie Ihre digitalen Dokumente revisionssicher in einer für Apotheken sinnvollen Ordnerstruktur ablegen und auf digitalem Weg an die Treuhand Hannover übertragen. Das spart Zeit und erleichtert das spätere Auffinden von Dokumenten.
Welche Vorteile bietet ein DMS einem Apotheker?
Die Vorteile im Überblick
Zeitgemäß:
E-Rechnungen und digitale Patientenakten sind nur einige der anstehenden Veränderungen. Mit einem DMS sind Sie vorbereitet.
Kostenersparnis:
Mit digitalen Belegen sparen Sie Papier-, Druck- und Versandkosten. Durch die erleichterte Verwaltung zudem Personalkosten.
Fehlervermeidung:
Ordnungsgemäß abgelegte digitale Belege sind weniger fehleranfällig und Vorgänge können zurückverfolgt werden.
Zeitersparnis:
Durch die digitale Verwaltung und automatisierte Belegverarbeitung sparen Sie viel Zeit.
Sicherheit:
Dank revisionssicherer und ordnungsgemäßer Ablagestrukturen wird die Gefahr unerklärlicher Posten bei der Betriebsprüfung reduziert.
Ausgewählte DMS-Anbieter
Mit ausgewählten Anbietern arbeitet die Treuhand Hannover bereits eng in diesem Bereich zusammen. Die Anbieter haben jeweils einen anderen Schwerpunkt, sodass alle Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System abgedeckt werden können.
Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen leicht gemacht – mit ApoTune BELEGBOX
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Diese Umstellung bringt viele Anforderungen mit sich, die sorgfältig erfüllt werden müssen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, möchten wir Ihnen die ApoTune BELEGBOX als umfassende Lösung empfehlen.
Die ApoTune BELEGBOX bietet Ihnen ein modernes und effizientes Werkzeug, um E-Rechnungen und klassische Rechnungen sicher zu verwalten.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- E-Mail-Postfach für Rechnungen: Zentraler Empfangsbereich für E-Rechnungen und klassische PDF-Rechnungen.
- Verarbeitung von E-Rechnungen: Unterstützung der Formate ZUGFeRD und X-Rechnung, inklusive Validierung der Formatkonformität mit Prüfbericht gemäß EN16931 und HTML-Visualisierung des XML-Inhalts.
- Verarbeitung klassischer PDF-Rechnungen: OCR-Volltexterkennung und KI-gestützte Analyse zur Identifikation und Anreicherung der Belegdaten im „inHouse“ ZUGFeRD-Format.
- Hohe Kapazität: Bis zu 12.000 Belege pro Jahr können verarbeitet und archiviert werden.
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD: Belege werden für bis zu 11 Jahre sicher archiviert.
- Volltextsuche: Einfache Recherche nach archivierten Belegen.
- Schutzmaßnahmen: Erweiterte Sicherheitsfunktionen gegen Spam, Viren und Malware.
- Weiterleitung und Statusberichte: Alle Belege können mit vollständigem Belegstatus, Prüfberichten und Visualisierung zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet werden.
- Automatische Weiterleitung ans Steuerbüro oder DATEV UO: Die geprüften Belege lassen sich unkompliziert und automatisiert an uns oder an DATEV Unternehmen Online weiterleiten, sodass eine nahtlose Zusammenarbeit gewährleistet ist.
- Schnittstelle zur automatischen Archivierung der Belege im DMS »ApoTune PAPERFREE«
- Optionale REST-API: Ermöglicht die Anbindung an Drittsysteme wie Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssoftware.
Die ApoTune BELEGBOX ist nicht nur ein technisches Hilfsmittel, sondern eine zukunftssichere Lösung, um die gesetzlichen Vorgaben effizient und ohne Mehraufwand zu erfüllen. Mit der revisionssicheren Archivierung und den umfangreichen Funktionen zur Belegverarbeitung sind Sie bestens vorbereitet.
Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Produktseite: ApoTune BELEGBOX.
Für eine problemlose Zusammenarbeit von mehreren Standorten oder aus dem Home Office heraus hat die ApoTune GmbH ein cloudbasiertes Dokumenten-Management-System entwickelt. Getreu dem Motto »Ein Team - Ein Tool« ist ApoTune die Antwort auf alle Anforderungen, die über die reine Warenwirtschaft hinausgehen!
Die Softwarelösungen von Apotune ermöglichen zettelfreies Arbeiten, digital gestützte BackOffice-Prozesse und lassen damit Bürokratie sowie Zettelwirtschaft in den Hintergrund rücken. Die Software ist zudem mit zahlreichen Warenwirtschaftssystemen kompatibel und die buchführungsrelevanten Daten können direkt zur Treuhand Hannover übermittelt werden.
Bei steuerlichen Fragen wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Berater der Treuhand Hannover. Bei Fragen zur Software können Sie sich gerne per E-Mail an Herrn Andreas Surmann von ApoTune wenden.
Mit der bITma solutions GmbH steht Ihnen ein Partner zur Seite, der nicht nur die Effizienz Ihrer Abläufe steigert, sondern diese auch lebt. Mit ELOprofessional bietet bITma solutions ein leistungsstarkes Enterprise Content Management (ECM), das weit über die Funktionen eines klassischen Dokumenten-Management-Systems hinausgeht.
Dank der direkten Schnittstelle zur Treuhand Hannover und flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten für die Themen rund um Ihren Apothekenalltag wie Herstellung, Heimversorgung, Retaxation, Geräteverleih und der automatischen Kontrolle von Großhandelsrechnungen, kann das bITma-Apothekenarchiv individuell und exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden.
Der schnelle und einfache Einstieg: bITmaCloud Basic
Mit bITmaCloud Basic bieten bITma solutions Ihnen eine einfache, schnelle und unkomplizierte Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung – optimiert für die Cloud. Diese cloudbasierte Variante des ECM vereint die Funktionen des bITma Apothekenarchivs mit allen Vorteilen der Cloud:
- Automatischer E-Mail-Eingang: Strukturierte Organisation direkt in ELO.
- Offset Task Timer: Zeitgesteuerte Aufgaben für optimierte Workflows.
- E-Rechnungs-Tool: Konvertieren Sie X-Rechnungen für die Weiterverarbeitung und empfangen Sie elektronische Rechnungen mit rechtssicherer Dokumentation und Ablage.
- SEPA XML Tool: Automatisierte Sammelüberweisungen nach Fälligkeit.
- Revisionssicherheit: Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit, zum Beispiel für Herstellungs- und Prüfprotokolle.
- Qualifizierte digitale Signatur: Rechtsverbindliche Signaturen.
- Workflows: Automatisierte Dokumenten-Workflows für optimierte Geschäftsprozesse.
- Zugriffskontrollen: Präzise Benutzerrechte gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.
- Verschlüsselung: End-to-End-Verschlüsselung für maximale Datensicherheit.
- Integrierung: Nahtlose Anbindung an bestehende IT-Infrastrukturen und Anwendungen.
- Export an die Treuhand Hannover: Schnelle und sichere Datenübertragung.
Die vorinstallierten Basis-Masken und Stichwortlisten ermöglichen einen schnellen Start, während das System flexibel erweitert werden kann. Wächst Ihr Bedarf, wächst Ihr ECM mit – egal ob es um größere Datenmengen, neue Workflows oder zusätzliche Nutzer geht. Dank bITma Advanced ist beispielsweise auch die Warenwirtschaftsanbindung möglich, unabhängig vom aktuell eingesetzten Warenwirtschaftssystem.
Alle steuerlichen Fragen beantwortet Ihnen gerne Ihr persönlicher Berater. Für softwarebezogene Fragen wenden Sie sich gerne an den bITma Support oder schreiben Sie eine E-Mail direkt an: info@~@bitma.de
Auch im Gesundheitswesen ist heute die Digitalisierung der entscheidende Schlüssel für Verbesserungen in der Produktivität. Ein Dokumenten-Management-System hilft, die Organisation, etwa in Arztpraxen und Apotheken, flexibler und effizienter zu gestalten. Die digitale Archivierung von relevanten Dokumenten verbessert die Wirtschaftlichkeit und sorgt für Rechtssicherheit. Die browserbasierte DOCBOX® steht sowohl als Cloud- als auch als Inhouse-Lösung zur Verfügung. Die CASA-Zertifizierung stellt sicher, dass die DOCBOX® die strengen Anforderungen in den Bereichen Datenverschlüsselung, Zugangskontrolle, Netzwerksicherheit und Datenschutz erfüllt.
Die DOCBOX® bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen, die über die reine Dokumentenverwaltung hinausgehen. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:
- E-Rechnung (Pflicht ab 2025): Die DOCBOX® bietet eine sichere und zentrale Plattform für den Empfang aller elektronischen Rechnungen. Alle Schritte der E-Rechnungsverarbeitung werden nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert.
- Revisionssicherheit: Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen (z. B. Herstellungs- und Prüfprotokolle in Apotheken; Zu- und Abgänge in der Betäubungsmittelkartei).
- Qualifizierte, rechtsverbindliche digitale Signatur (z. B. Protokolllisten Betäubungsmittelkartei)
- Workflows: Optimierung von Geschäftsprozessen durch automatisierte Dokumenten-Workflows.
- Zugriffskontrollen: Detaillierte Benutzerrechte und Zugriffskontrollen gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.
- Verschlüsselung: End-to-End-Verschlüsselung zum Schutz der Daten während der Übertragung und Speicherung.
- Hoher Automatisierungsgrad durch den Einsatz von Meta-Masken und KI-gestützter Datenextraktion.
- Integration: Nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und Anwendungen.
Bei steuerlichen Fragen wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Berater der Treuhand Hannover. Bei Fragen zur Software können Sie sich gerne über das Kontaktformular auf unserer Homepage mit uns in Verbindung setzen.
Für Anwender des Warenwirtschaftssystems von PHARMATECHNIK bietet das Unternehmen mit »IXOS ORBIZ« ein Dokumenten-Management-System, welches speziell für Apotheken konzipiert wurde.
IXOS ORBIZ ist eine sichere Speichermöglichkeit für Ihren gesamten Schriftverkehr wie Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Verträge und sonstige Dokumente, die sich einfach mit Ihrem vorhandenen Rezeptscanner einlesen lassen. Die künstliche Intelligenz erkennt, um welchen Dokumententyp es sich handelt und weist nach dem Scanvorgang automatisch die entsprechenden Merkmale zu.
Durch eine clevere Kombination von »FiBu.Connect« und »IXOS ORBIZ« können Nutzer mit digitalen Workflows Zeit sowie Kosten sparen. Aber auch Fehler und Nachfragen können durch die Softwaresysteme vermieden werden. Selbstverständlich lassen sich die Daten ohne Medienbrüche digital an die Treuhand Hannover übertragen.
Bei steuerlichen Fragestellungen wenden Sie sich gerne jederzeit an Ihren persönlichen Berater. Fragen zur Funktionalität und den Vorteilen der DMS-Lösung beantwortet Ihnen PHARAMTECHNIK gerne in einem persönlichen Gespräch. Schreiben Sie gerne eine E-Mail an das DMS-Team von PHARAMTECHNIK.
Auswahlberatung der Treuhand Hannover
Damit Sie das für sich perfekte System finden, bieten wir Ihnen eine Auswahlberatung an, in der Sie mit unseren Experten klären, welche Dokumenten-Management-Systeme für Ihre Apotheke geeignet sind. Alle weiteren Informationen zu dieser Beratung finden Sie im dazugehörigen Flyer.