Arbeitszimmer bei Selbstständigen: Aufzeichnungspflicht ist zwingend zu beachten

In einem Streitfall ging es um die Abzugsfähigkeit der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer eines selbstständig tätigen Steuerpflichtigen. Seinen Gewinn ermittelte er durch Einnahmen-Überschussrechnung. Mit seiner Entscheidung hat der Bundesfinanzhof die Anforderungen an die Aufzeichnung solcher Aufwendungen inhaltlich und zeitlich konkretisiert. Wesentlich dabei ist, dass die Vorgaben zwingend einzuhalten sind und ein Verstoß dazu führt, dass die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig sind. 

Im Streitjahr 2017 erzielte der Steuerpflichtige unter anderem Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Er bewohnte ein Eigenheim mit Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss.  

Seine selbstständige Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildete jedoch das Arbeitszimmer. 

In seiner Einkommensteuererklärung erklärte der Steuerpflichtige einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen die Absetzung für Abnutzung auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde. In der Folge kam es mit dem Finanzamt zum Streit über die Höhe der abzugsfähigen Aufwendungen.  

Vor dem Finanzgericht Hessen blieb die vom Steuerpflichtigen eingelegte Klage erfolglos. Nach Auffassung des Gerichts konnten die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach nicht berücksichtigt werden. Begründet wurde dies mit der Verletzung seiner Aufzeichnungspflichten. Diese Pflichten gelten laut dem Finanzgericht auch dann, wenn die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnungen ermittelt wurde. Auch die gegen das Urteil eingelegte Revision blieb erfolglos.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind im Sinne des Einkommensteuergesetzes einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Erfüllung dieser Pflicht ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug.  

Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer müssen einzeln und zeitnah festgehalten werden. Möglich ist dies in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen. Mindestens erforderlich ist eine gebündelte Aufzeichnung in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument. Eine bloße Belegsammlung reicht hingegen nicht aus.  

Im Streitfall fehlte es an einer solchen ordnungsgemäßen Aufzeichnung. Während des Streitjahres hatte der Steuerpflichtige lediglich Belege gesammelt. Erst bei der Erstellung der Steuererklärung fertigte er eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten an, was nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nicht genügte.

Im dargestellten Streitfall handelte es sich um die Aufzeichnung von tatsächlich entstandenen Aufwendungen. Anders ist die Lage, wenn sich der Steuerpflichtige für die Inanspruchnahme der Jahrespauschale von 1.260 Euro für das häusliche Arbeitszimmer entscheidet. In diesem Fall bestehen – nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums – die Aufzeichnungspflichten nicht.