Rechnungen mit Word oder Excel – Was gibt es hinsichtlich der GoBD zu beachten?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) vom 28. November 2019 konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT in Unternehmen. Nicht immer werden sämtliche Ausgangsrechnungen über das Warenwirtschaftssystem erstellt. Bezüglich der Form der Aufbewahrung von Rechnungen außerhalb von Produktivsystemen hat das Niedersächsische Finanzgericht vor kurzem die Verwaltungsmeinung bestätigt.  

Die in Warenwirtschaftssystemen erstellten Ausgangsrechnungen werden in einem elektronischen Produktivsystem erstellt und somit in ihrer originären elektronischen Form aufbewahrungspflichtig. Je nach System ist darauf zu achten, dass die fakturierten Rechnungen festgeschrieben werden und demnach unveränderbar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist abgespeichert sind. Für Rechnungen beträgt diese grundsätzlich acht Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. In der Regel sind damit die Vorschriften der GoBD eingehalten.  

Das Niedersächsische Finanzgericht hat die Verwaltungsauffassung bestätigt, dass die GoBD-Vorgaben zur elektronischen Aufbewahrung nicht greifen, wenn Softwarelösungen wie Microsoft Excel oder Word nur als »bessere Schreibmaschine« genutzt werden. Darunter versteht sich die Nutzung dieser Programme als reine Schreibprogramme und die darauffolgende Versendung in Papierform. In diesen Fällen müssen keine Speicherung sowie Aufbewahrung der elektronischen Dokumente erfolgen. Folglich ist eine Aufbewahrung in Papierform weiterhin ausreichend. 

Wird eine Ausgangsrechnung mithilfe einer Dokumentenvorlage in Word oder Excel erstellt, anschließend ausgedruckt und ausschließlich in Papierform versendet, ist die Aufbewahrung einer Papierkopie ausreichend.  

Allerdings wird in dem Urteil explizit darauf hingewiesen, dass sobald die erstellten Dokumente gespeichert werden und somit in elektronischer Form vorliegen, eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig ist. In diesem Fall verlangen die GoBD auch eine revisionssichere Aufbewahrung der originär elektronischen Datei. 

Generell rät die Treuhand Hannover von der Verwendung von PC-Programmen zur Rechnungserstellung mit anschließender Papierablage aus den zuvor aufgeführten Gründen ab. Gegen die Nutzung solcher Programme selbst spricht hingegen nichts. Vielmehr gibt es gute Gründe für zunehmend papierlose Arbeitsprozesse.  

Die Wiederauffindbarkeit von Informationen und einzelnen Dokumenten gestaltet sich durch Suchfunktionen im elektronischen Format deutlich einfacher als im klassischen Papierformat. Auch unter Kostengesichtspunkten ist das Abspeichern einer Datei günstiger als das Ausdrucken, Abheften und Lagern von Papier. Zudem ist prozessual betrachtet nicht ausgeschlossen, dass ein erstelltes Dokument nicht nur gedruckt, sondern auch gespeichert und somit wiederum elektronisch aufbewahrungspflichtig wird. 

Um diese Vorteile weiterhin zu nutzen und die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, empfiehlt sich ein revisionssicheres Archivsystem, im besten Falle ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem (DMS). 

Wenden Sie sich zur ersten Kontaktaufnahme für die Anschaffung eines DMS sowie bei rechtlichen Fragen gerne an Frau Steuerberaterin Caterina Zeh.