Digitalisierung, die Arbeit abnimmt, statt neue zu schaffen

Anhand der E-Rechnung lässt sich erkennen, worauf es dabei ankommt. Während Unternehmen bereits dazu verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können, wird in den kommenden Jahren auch ihre Ausstellung schrittweise verpflichtend. Für Apotheken entscheidet sich der Nutzen der Digitalisierung jedoch erst nach dem Rechnungseingang: Wo wird sie abgelegt? Wie wird sie geprüft und weiterverarbeitet? Wie gelangt sie in die Buchhaltung und wie wird sie revisionssicher archiviert

Was die Arbeit erleichtern soll, kann schnell ungewollt zusätzliche Arbeit verursachen. Ein weiteres System muss bedient werden, neue Abläufe entstehen und im ungünstigsten Fall werden digitale Dokumente am Ende doch wieder ausgedruckt oder manuell weitergeleitet. 
 
Unser Anspruch geht weit darüber hinaus: Digitalisierung sollte für Apotheken nicht zu mehr Verwaltungsaufwand führen, sondern den Arbeitsalltag einfacher, übersichtlicher und angenehmer gestalten.

Der Digitalisierungsservice der Treuhand Hannover unterstützt dabei, digitale Lösungen auszuwählen, einzurichten und miteinander zu verbinden. Ziel sind keine zusätzlichen digitalen Einzellösungen, sondern möglichst reibungslose Prozesse. Dementsprechend geht es nicht darum, möglichst viel zu digitalisieren, sondern an den richtigen Stellen anzusetzen und Lösungen zu schaffen, die sich im Alltag bewähren.

Ein zentraler Baustein ist das Dokumentenmanagement. Gerade mit der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnung gewinnt eine strukturierte digitale Verarbeitung von Dokumenten an Bedeutung. 
 
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) schafft dafür die Grundlage. Rechnungen sowie weitere Dokumente können zentral abgelegt, schnell wiedergefunden und revisionssicher archiviert werden. Auch E-Rechnungen lassen sich so in einen durchgängigen digitalen Prozess integrieren, anstatt neben den bestehenden Abläufen einen zusätzlichen Arbeitsweg zu schaffen. Je nach Bedarf können darüber hinaus Rechnungsfreigaben, Zugriffsrechte oder weitere Abläufe digital organisiert werden. 
 
Damit ein DMS tatsächlich Arbeit erleichtert, muss es allerdings zur jeweiligen Apotheke passen. Deshalb unterstützt der Digitalisierungsservice der Treuhand Hannover nicht nur bei der Auswahl und Einrichtung einer geeigneten Lösung, sondern auch bei der Integration in die bestehenden Arbeitsabläufe. Das Ergebnis soll nicht nur ein neues System sein, sondern ein Ablauf, der sich im Alltag einfach und selbstverständlich anfühlt.

Auch nach der Einführung stehen wir Ihnen bei Prozessen und fachlichen Fragen weiterhin beratend zur Seite. Für einen dauerhaft sicheren und stabilen Betrieb bietet Ihnen die Treuhand Hannover zudem Leistungen wie eine rechtssichere Verfahrensdokumentation oder die Implementierung eines internen Kontrollsystems (IKS). So sind Sie auch für den Prüfungsfall bestens aufgestellt. 

Dabei berücksichtigen wir die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Apothekenstrukturen. Eine Einzelapotheke benötigt folglich nicht dieselben Funktionen wie ein Filialverbund oder ein größeres Unternehmen.

Auch bei der Warenwirtschaft liegt erhebliches Potenzial in der besseren Verknüpfung bestehender Prozesse. Viele Informationen, die im Apothekenalltag ohnehin entstehen, können automatisiert an andere Systeme übertragen und dort weiterverarbeitet werden. 

Gemeinsam mit Ihnen prüfen wir, wie die vorhandenen Schnittstellen eingerichtet sind und wo sich Abläufe vereinfachen lassen. Dabei geht es beispielsweise darum, Daten automatisiert zu übertragen, manuelle Eingaben zu vermeiden und sicherzustellen, dass Informationen dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Sind die entsprechenden Schnittstellen richtig eingerichtet, können Daten zuverlässig zwischen den Systemen übertragen werden. Das reduziert manuelle Arbeit sowie mögliche Übertragungsfehler und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf. 

Der Digitalisierungsservice der Treuhand Hannover unterstützt bei der Einrichtung und Optimierung dieser Schnittstellen, bei Fragen zur Datenübertragung sowie mit regelmäßigen Qualitätskontrollen.

Das Ziel dabei ist klar: Die Systeme sollen möglichst viele Aufgaben übernehmen, anstatt zusätzlichen Abstimmungsaufwand zu verursachen. So werden aus einzelnen digitalen Lösungen funktionierende Abläufe, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. 

Digitale Belege sollten nicht dazu führen, dass Sie sich Gedanken darüber machen müssen, welcher Beleg auf welchem Weg übermittelt werden muss oder welche Anwendung für welchen Prozess vorgesehen ist. Digitalisierung soll Abläufe vereinfachen – und nicht neue Fragen aufwerfen. 

Deshalb nehmen wir als Steuerberatung gemeinsam mit Ihnen auch die bestehenden Wege der digitalen Zusammenarbeit in den Blick. Wo bestehen noch unnötige Zwischenschritte? Welche Belege werden noch manuell verarbeitet? Und wie lassen sich die vorhandenen Möglichkeiten besser in Ihren Arbeitsalltag integrieren? Dazu gehören beispielsweise my.treuhand oder bestehende Scan-Prozesse. Wir zeigen Ihnen, wie sich digitale Belege möglichst einfach aus Ihren bestehenden Abläufen in Ihr DMS und anschließend zu uns übertragen lassen. Unterschiedlichen Übertragungswege oder technischen Einzelheiten sollen den Apothekenalltag möglichst wenig belasten. 

Klare Abläufe und funktionierende technische Schnittstellen sollen dafür sorgen, dass Informationen ohne unnötige Zwischenschritte dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Das reduziert Rückfragen und Abstimmungsaufwand – auf beiden Seiten.

Entscheidend ist letztendlich nicht die Anzahl eingesetzter Programme, sondern die sinnvolle Vernetzung der Systeme und Prozesse. 
Der Digitalisierungsservice der Treuhand Hannover verbindet dafür drei Bereiche: Dokumentenmanagement, Warenwirtschaft und digitale Zusammenarbeit. 

Statt Ihnen weitere Digitalisierungsprojekte aufzubürden, möchten wir konkrete Probleme in Ihren digitalen Abläufen lösen, unnötige Nacharbeit reduzieren und dafür sorgen, dass digitale Prozesse unkompliziert funktionieren – auch dann, wenn neue Anforderungen hinzukommen. Denn gute Digitalisierung merkt man vor allem daran, dass man sich im Alltag immer weniger um sie kümmern muss. 

So wird aus Digitalisierung echte Entlastung – und aus digitalen Möglichkeiten praktische Lösungen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. 

Wenn Sie prüfen möchten, welche digitalen Prozesse in Ihrer Apotheke bereits gut funktionieren und wo sich Abläufe vereinfachen lassen, sprechen Sie Ihren persönlichen Berater an.