Mehr als nur digitale Ablage: Dokumenten-Management-Systeme in der Apotheke

Rechnungen und andere Dokumente erreichen Apotheken heute ganz selbstverständlich digital. Spätestens mit der E-Rechnung stellt sich deshalb nicht mehr nur die Frage, ob Dokumente digital verarbeitet werden, sondern vor allem wie: Wo werden sie abgelegt? Wie lassen sie sich schnell wiederfinden? Wer darf darauf zugreifen? Und wie wird sichergestellt, dass steuerlich relevante Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden? 
Ein DMS schafft dafür eine zentrale digitale Struktur, die weitaus mehr ist als ein bloßes digitales Archiv.

Eine Rechnung per E-Mail zu erhalten und anschließend auf dem eigenen Rechner oder einem Netzlaufwerk zu speichern, entspricht noch nicht einer revisionssicheren digitalen Ablage

Für steuerlich relevante elektronische Unterlagen gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Digital eingegangene Unterlagen müssen grundsätzlich auch elektronisch aufbewahrt werden. Dabei sind unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit zu gewährleisten. 

Besondere Vorsicht ist bei E-Rechnungen geboten. Hierbei müssen die strukturierten Rechnungsdaten in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder die alleinige Ablage einer lesbaren PDF-Darstellung genügt daher meist nicht. 
Für Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Abhängig von der Art des Dokuments können jedoch andere Fristen gelten. Ein entsprechend eingerichtetes DMS kann helfen, diese Anforderungen systematisch in die täglichen Abläufe zu integrieren.

Ein DMS geht über eine digitale Ablage hinaus und dient der zentralen digitalen Verwaltung von Dokumenten. Dazu können beispielsweise Rechnungen, Geschäftsbriefe, Verträge oder eingescannte Papierunterlagen gehören. 
Viele Funktionen, die früher als besondere Ausstattungsmerkmale galten, gehören bei modernen Systemen inzwischen weitgehend zum Standard. Dazu zählen beispielsweise: 

• die optische Zeichenerkennung (OCR) und Volltextsuche, mit denen Inhalte automatisch erkannt und Dokumente schnell wiedergefunden werden können, 
• Anbindungen von E-Mail-Postfächern, 
• ein ortsunabhängiger Zugriff bei Cloudlösungen, 
• digitale Rechnungsfreigaben, 
• die Überwachung von Zahlungsfristen, 
• Festlegung von Zuständigkeiten sowie  
• die automatische Weiterleitung von Dokumenten.  

 Auch Schnittstellen zu anderen Systemen und zur Steuerberatung spielen eine zunehmend wichtige Rolle. Aus einem digitalen Archiv kann so eine Plattform für durchgängige digitale Arbeitsabläufe werden.

Insbesondere anhand der E-Rechnung lässt sich erkennen, warum eine rein digitale Verarbeitung wichtig ist. Unternehmen müssen bereits in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. In den kommenden Jahren wird auch ihre Ausstellung schrittweise verpflichtend. 

Für den Arbeitsalltag ist daher entscheidend, was nach dem Rechnungseingang geschieht.Im Idealfall wird eine E-Rechnung nicht heruntergeladen, an verschiedenen Orten zwischengespeichert oder sogar ausgedruckt. Stattdessen gelangt sie direkt in einen festgelegten digitalen Prozess: vom Eingang über die Prüfung und gegebenenfalls Freigabe bis zur Buchhaltung und revisionssicheren Archivierung.Ein entsprechend eingerichtetes DMS kann hierfür die technische sowie organisatorische Grundlage schaffen.

Wie groß der Nutzen eines DMS ist, hängt wesentlich vom angestrebten Ziel ab. 
Wird lediglich eine revisionssichere Ablage benötigt, kann eine vergleichsweise einfache Lösung ausreichen. Andere Apotheken erstreben hingegen eine vollständige Digitalisierung sowie Automatisierung von Abläufen. 

Mögliche Einsatzbereiche sind daher beispielsweise: 

• Rechnungseingang und Rechnungskontrolle, 
• Freigabeprozesse,  
• die digitale Eingangspost,  
• die Verwaltung weiterer betrieblicher Dokumente, 
• Überwachung von Zuständigkeiten sowie 
• Verbindung mit anderen Systemen, beispielsweise zur digitalen Übergabe von Belegen und Daten an die Steuerberatung.

Gerade bei wiederkehrenden Tätigkeiten können klar definierte digitale Workflows Zeit sparen. Manuelle Zwischenschritte, wie eine zeitaufwendige Suche der Dokumente, sind so nicht mehr notwendig.

Nicht jede Apotheke benötigt denselben Funktionsumfang. Eine Einzelapotheke stellt andere Anforderungen an ein DMS als eine größere Filialstruktur oder ein Verbund.Vor der Auswahl sollte deshalb weniger im Mittelpunkt stehen, welches System möglichst viele Funktionen bietet. Wichtiger ist, welche Prozesse tatsächlich abgebildet werden sollen. 

Grundsätzlich reicht das Spektrum von einfachen, cloudbasierten Lösungen für die digitale Ablage bis hin zu umfangreichen Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Systemen. Letztere ermöglichen beispielsweise mehrstufige Rechnungsfreigaben, differenzierte Rollen- und Rechtekonzepte, Vertretungsregelungen, automatisierte Workflows oder die standortübergreifende Steuerung von Prozessen. 

Auch die Entscheidung zwischen einer Cloud und einer eigenen Serverlösung kann weiterhin eine Rolle spielen. Cloudlösungen haben sich inzwischen stark etabliert und ermöglichen einen ortsunabhängigen Zugriff, ohne dass die Apotheke selbst die entsprechende Serverinfrastruktur betreiben muss. Bei umfangreicheren Lösungen können weiterhin On-Premise-Varianten interessant sein. Entscheidend ist letztlich, dass der Funktionsumfang zur Größe, Organisation und Arbeitsweise der Apotheke passt.

Auf dem Markt für DMS haben sich Funktionsumfänge mit unterschiedlichen Lösungen herauskristallisiert.Einfache DMS-Lösungen konzentrieren sich auf die digitale, revisionssichere Ablage und bieten wesentlichen Funktionen. Sie eignen sich insbesondere für kleinere Strukturen, in denen Dokumente zentral verwaltet und ohne großen Einführungsaufwand digital verarbeitet werden sollen. 

Erweiterte DMS-Lösungen bieten zusätzlich Funktionen zur Prozesssteuerung. Dazu können mehrstufige Rechnungsfreigaben, Vertretungsregelungen, Fristenmanagement oder detailliertere Rollen- und Rechtekonzepte gehören. Solche Systeme können beispielsweise für größere Apotheken oder Filialstrukturen sinnvoll sein. 

Umfangreiche ECM-Lösungen (Enterprise Content Management) gehen noch einen Schritt weiter. Sie können verschiedene Unternehmensprozesse miteinander verbinden, Automatisierungen abbilden und weitere Systeme wie Warenwirtschaft oder Personalverwaltung integrieren. Ihr Einsatz bietet sich insbesondere bei komplexeren Unternehmensstrukturen an. 

Daneben gibt es Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Apotheken abgestimmt sind. Hierbei werden die Systeme entweder vom Warenwirtschaftsanbieter selbst bereitgestellt oder können extern erworben werden.

Die Einführung eines DMS bedeutet zunächst eine Veränderung bestehender Arbeitsabläufe. Deshalb sollten Prozesse, Zuständigkeiten und Anforderungen möglichst vor der technischen Einrichtung geklärt werden. 

Auch nach der Einführung ist ein klarer Ansprechpartner hilfreich. Nicht jede Frage, die im täglichen Umgang mit einem DMS entsteht, ist zwangsläufig ein technischer Fehler, der beim Softwareanbieter behoben werden muss. Häufig geht es vielmehr um Prozesse, Einstellungen oder die richtige Nutzung im Zusammenspiel mit der Buchhaltung. 

Dabei muss die Apotheke nicht jede Frage allein beantworten. Neben den DMS-Anbietern können auch spezialisierte Ansprechpartner unterstützen – beispielsweise bei der Auswahl und Einrichtung, bei Schnittstellen zur Steuerberatung oder bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. 

Im Rahmen der digitalen Zusammenarbeit können daher auch bestimmte Support- und Anwendungsfragen unkompliziert durch die Treuhand Hannover geklärt werden. So lässt sich in vielen Fällen bereits eine Lösung finden, ohne  verschiedene Ansprechpartner kontaktieren zu müssen. Technische Probleme verbleiben selbstverständlich weiterhin im Zuständigkeitsrahmen des jeweiligen Herstellers.

Ein modernes DMS ist mittlerweile weit mehr als ein digitaler Aktenschrank. Richtig eingesetzt schafft es eine gemeinsame Grundlage für Dokumente, E-Rechnungen und digitale Arbeitsabläufe. Digitalisierung sollte dabei weder zusätzliche Arbeitsschritte noch parallele Systeme erzeugen. Im Idealfall gelangen Dokumente auf möglichst direktem Weg dorthin, wo sie benötigt werden, Prozesse sind nachvollziehbar und wiederkehrende Arbeitsschritte werden vereinfacht. 

Die Auswahl der Software ist deshalb nur ein Teil der Aufgabe. Mindestens ebenso wichtig sind die Einrichtung, die Einbindung in bestehende Prozesse und eine dauerhaft funktionierende digitale Zusammenarbeit. 

Bei bestehenden Fragen zur Auswahl oder Einrichtung eines DMS, zur E-Rechnung oder zu Ihren vorhandenen digitalen Prozessen, wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Berater der Treuhand Hannover oder unsere Ansprechpartner des Digitalisierungsservice.