Mit Zahlen steuern: Wie Apotheken den Personaleinsatz effizient messen

Wer fundierte Entscheidungen treffen will – etwa über Öffnungszeiten, Dienstpläne, Qualifikationsmix oder Investitionen in Automatisierung –, braucht belastbare Kennzahlen. Sie machen sichtbar, wo Ressourcen gut genutzt werden und wo Engpässe oder Ineffizienzen entstehen. In unserer großen Personalstudie »Apothekenmonitor 2025« haben wir die Instrumente beschrieben, mit denen Apotheken die Personaleffizienz bewerten und steuern können.

Eine der wichtigsten Größen ist die Personalkostenquote. Sie setzt die gesamten Personalaufwendungen ins Verhältnis zu einer wirtschaftlichen Bezugsgröße. Gebräuchlich ist die Relation zum Umsatz. Noch besser ist aber das Verhältnis zum Rohgewinn! Diese Kennzahl ist aussagekräftiger, weil Marktentwicklungen wie Hochpreistrend oder Schließungen weniger ins Gewicht fallen. Außerdem ist der Rohgewinn ein besseres Maß des Erfolgs als der Umsatz.

Unseren Zahlen nach gibt die Durchschnittsapotheke 48 Prozent des Rohgewinns für das Personal aus. Je nach Apothekentyp gibt es Unterschiede, Kunden der Treuhand Hannover finden den passenden Benchmarkwert im Externen Betriebsvergleich. Ein Vergleich mit Vorjahren hilft, Entwicklungen einzuordnen. Steigt die Quote deutlich, kann das auf Lohnerhöhungen, zusätzliche Stellen oder sinkende Erträge hindeuten. Weicht der eigene Wert stark vom Durchschnitt ab, sollte geprüft werden, ob die Arbeitsbelastung noch zum Kundenaufkommen passt oder der Service leidet. Wichtig: Diese Kennzahl ist kein Sparinstrument um jeden Preis. Ziel ist nicht, Personalkosten zu minimieren, sondern sie in einem wirtschaftlich tragfähigen Verhältnis zur Leistung zu halten.

Umsatz und Gewinn je Mitarbeiter – auf Vollzeitstellen gerechnet – gibt an, wie groß der Beitrag des Teams zum wirtschaftlichen Erfolg der Apotheke ist. Diese Kennzahlen erlauben Rückschlüsse auf die Arbeitsorganisation, Kundenfrequenz und Prozessqualität. Ein steigender Wert kann bedeuten, dass Abläufe effizienter geworden sind oder mehr Kunden in gleicher Zeit bedient werden. Sinkt er, lohnt sich eine Ursachenanalyse: Gab es weniger Laufkundschaft? Mehr administrative Aufgaben? Fallen mehr Kosten an, die nicht durch Leistung ausgeglichen werden? Neue Dienstleistungen, die Zeit kosten, aber (noch) wenig Ertrag bringen?

Effizienz bedeutet nicht nur »mehr leisten«, sondern auch die richtigen Tätigkeiten von den richtigen Personen erledigen lassen. Daher lohnt sich ein Blick auf die Zusammensetzung des Teams:

• Anteil approbierter Apotheker
• Anteil PTA
• Anteil PKA
• Anteil sonstige Mitarbeiter
• Verhältnis pharmazeutisches zu nicht-pharmazeutischem Personal

Schaut man sich Statistiken über mehrere Jahre an, lässt sich durch die veränderte Personalstruktur zum Beispiel ein Rückschluss auf zusätzliche Aufgaben ziehen. So arbeiteten 2016 rund 6,1 Vollzeitmitarbeiter in der Durchschnittsapotheke, 2025 war es fast eine halbe Stelle mehr. Die Kundenzahl wuchs in dem Zeitraum kaum, die zusätzliche Mehrarbeit wurde also vor allem für kundenferne Aufgaben benötigt. Dabei wurde vor allem auf pharmazeutisches Personal gesetzt. Deren Anzahl wuchs stärker als die Zahl übriger Mitarbeiter.

Weichen die eigenen Werte stark von vergleichbaren Apotheken ab, sollte geprüft werden, ob zum Beispiel hoch qualifizierte Kräfte zu viele administrative Aufgaben übernehmen oder ob Tätigkeiten sinnvoll delegiert werden könnten. Optimierte Aufgabenverteilung steigert nicht nur die Wirtschaftlichkeit, sondern auch die Zufriedenheit im Team.

Nicht jede relevante Kennzahl ist rein finanziell. Krankenstand und Überstunden geben wichtige Hinweise auf die Belastung im Team.

Im Durchschnitt fehlen Arbeitnehmer 15 Tage im Jahr und die Dauer der Abwesenheit steigt, so eine Auswertung der DAK. Auch die Betroffenenquote wächst an: Hatten vor 2021 weniger als 50 Prozent keine Krankschreibung pro Jahr, so sinkt der Anteil ab 2022 auf 36 Prozent.

Steigende Werte können ein Warnsignal sein: Personalmangel, zu hohe Arbeitsdichte, ungünstige Dienstpläne oder fehlende Pausen. Langfristig wirken sich solche Entwicklungen nicht nur auf das Betriebsklima aus, sondern auch auf Kosten und Servicequalität.

Effizienter Personaleinsatz bedeutet daher auch, Arbeitsfähigkeit sowie Motivation zu erhalten. Ein gutes Betriebsklima, eine faire Dienstplanung und ausgewogene Belastungen schützen vor Ausfällen.

Fördern Sie ein gesundes Miteinander im Team und bieten Sie Initiativen an wie Prävention, Bewegungsangebote oder Beratung. Wer könnte das besser als die Apotheke?

So wichtig Zahlen auch sind, erst im Zusammenspiel entsteht ein realistisches Bild. Deshalb sollte keine Kennzahl isoliert betrachtet werden. Regelmäßige Auswertungen machen Trends sichtbar und geben dem Inhaber eine solide Grundlage für Entscheidungen. Eine steigende Produktivität kann positiv sein – oder ein Hinweis auf Überlastung, wenn gleichzeitig Krankenstand und Überstunden wachsen. Ebenso wichtig ist der Vergleich …

• mit den eigenen Vorjahreswerten,
• mit ähnlichen Apotheken (Lage, Größe, Umsatzstruktur) sowie
• vor und nach organisatorischen Änderungen.

Personal- und Produktivitätskennzahlen finden unsere Mandanten im Internen und Externen Betriebsvergleich. Im Rahmen unseres Beratungsangebots unterstützen wir Apotheken mit der Personalbedarfsplanung sowie einer individuellen Personal- und Organisationsberatung.

Kennzahlen zum Personaleinsatz sind kein Selbstzweck. Sie dienen dazu, Transparenz zu schaffen, Ressourcen klug zu steuern und die Apotheke zukunftsfähig aufzustellen. Wer weiß, wie hoch Personalkostenquote, Umsatz pro Mitarbeiter oder Arbeitsstunden pro Erlös sind, kann fundierter über Neueinstellungen, Qualifikationsentwicklung oder Prozessoptimierung entscheiden.

Am Ende bleibt jedoch klar: Effizienz entsteht nicht allein durch Tabellen und Diagramme. Gute Führung, klare Kommunikation, faire Dienstpläne sowie Wertschätzung im Alltag sind ebenso entscheidend. Erfolgreiche Apotheken finden die Balance zwischen wirtschaftlichen Zielen und einem starken, motivierten Team – und nutzen Kennzahlen als Kompass auf diesem Weg.