Weihnachtsfeier – wann feiert das Finanzamt mit?

Kaum sind die Sommerferien zu Ende, stehen schon wieder die Weihnachtsplätzchen im Regal des Supermarktes. Die Weihnachtszeit rückt näher. Zeit für Weihnachtsfeiern und Geschenke als Zeichen der persönlichen Wertschätzung, um sich bei den Mitarbeitern für ein erfolgreiches Jahr und die gute Zusammenarbeit zu bedanken. Was Sie dabei aus steuerlicher Sicht beachten sollten.

Zwei Dinge sollten unbedingt im Blick behalten werden, damit eine steuerliche Absetzung kein Problem wird: die Kosten und die Gäste. Das ist eigentlich schon alles. Eine Weihnachtsfeier ist für das Finanzamt nichts anderes als eine Betriebsveranstaltung. Folglich sind die steuerlichen Regelungen zur Betriebsveranstaltung anzuwenden. Liegen also die Kosten der Weihnachtsfeier für einen Mitarbeiter über 110 Euro inklusive Umsatzsteuer, drohen nachteilige lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen.

Pro Jahr und Mitarbeiter kann es maximal zwei steuerfreie Betriebsveranstaltungen geben. Damit die Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei bleibt, dürfen die Kosten inklusive der Umsatzsteuer nicht höher als 110 Euro pro mitfeiernden Mitarbeiter liegen. Zudem muss allen Mitarbeitern die Teilnahme freigestellt sein. Erfüllt Ihre Weihnachtsfeier diese Voraussetzung, sind die Kosten Betriebsausgaben. Sie sind steuerlich absetzbar und bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern berechtigen die Rechnungen von Busunternehmen, Gaststätte sowie Weihnachtsmann zum Vorsteuerabzug.

Damit die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung genau ermittelt werden können, sollten folgende Kosten mit einbezogen werden:

• konsumierbare Kosten, wie Speisen, Getränke und Tabakwaren,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, beispielsweise Location-Miete und Musik,
• Fahrtkosten im Rahmen der Betriebsveranstaltung, beispielsweise Transferkosten zur beziehungsweise zwischen den Locations,
• Eintrittskarten,
• Übernachtungskosten sowie
• Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung bis 60 Euro Bruttobetrag.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind auch Geschenke, die nachträglich an Mitarbeiter überreicht werden, die nicht an der Weihnachtsfeier teilnehmen konnten, in die Gesamtkostenermittlung einzubeziehen.

Bei der Ermittlung der anteiligen Betriebsveranstaltungskosten je Teilnehmer ist auf die bei der Betriebsveranstaltung anwesenden und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen. Sollten Sie eine »Familien«-Weihnachtsfeier mit den Angehörigen Ihrer Mitarbeiter planen, werden die Aufwendungen für die teilnehmende Begleitung dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.

Die Höhe der dem einzelnen Mitarbeiter zuzurechnenden, anteiligen Aufwendungen ist wie folgt zu berechnen: Alle zu berücksichtigende Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Dabei kommt also weder auf die Anzahl der eingeladenen noch der der Einladung zusagenden Personen an. Das gilt auch dann, wenn die Zahl der anwesenden Teilnehmer deutlich von der Zahl der angemeldeten Teilnehmer abweicht. Der Bundesfinanzhof hat in einem Urteil aus dem Jahr 2021 entschieden, dass es auf die Gründe der Abweichung nicht ankommt. »Teilnehmer« einer Betriebsveranstaltung sind alle anwesenden Personen. Daher sind unabhängig von ihrem Alter auch Kinder zu berücksichtigen. Anschließend ist der auf den Arbeitnehmer selbst und auf etwaige, zu ihm gehörende Begleitpersonen entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen. Wichtig: Den Begleitpersonen des Mitarbeiters steht kein Freibetrag von 110 Euro zu.

Was ist, wenn es teurer wird oder das Team in diesem Kalenderjahr schon mehr als eine andere Betriebsveranstaltung gemacht hat? Dann betrachtet die Finanzverwaltung den Aufwand für die Feier als einen »geldwerten Vorteil« für Ihre Arbeitnehmer. Dieser führt zu Arbeitslohn. In diesen Fällen kann eine pauschale Lohnsteuerabgabe von 25 Prozent des 110 Euro pro teilnehmenden Mitarbeiter übersteigenden Betrages gewählt werden. Im Grundsatz führt diese Lohnsteuerpauschalierung zu einer Befreiung in der Sozialversicherung.

Wichtig ist allerdings, dass die Lohnsteuerpauschalierung bis zum 28./29. Februar des Folgejahres durchgeführt werden muss, damit die Sozialversicherungsfreiheit Bestand hat. Hier ergeben sich Praxisprobleme, da die Weihnachtsfeiern meist erst Ende November beziehungsweise im Dezember stattfinden. Um die Sozialversicherungsfreiheit zu sichern sollten Sie Ihrer lohnabrechnenden Stelle kurzfristig nach der Weihnachtsfeier mitteilen, ob und in welcher Höhe der Freibetrag von 110 Euro überschritten wurde. Notfalls sollte zur Sicherung der Sozialversicherungsfreiheit vorläufig ein geschätzter Betrag pro Teilnehmer lohnsteuerpauschaliert werden.