Zeitfresser im Apothekenalltag: Die stillen Effizienz-Killer und wie man sie stoppt

In den meisten Fällen ist der Zeitmangel Ausdruck struktureller Unklarheit. D.h. es fehlen Prioritäten, Zuständigkeiten sind unklar und der Arbeitsalltag ist stärker geprägt vom Reagieren als vom Gestalten. Wer Zeitfresser reduzieren will, muss deshalb weniger an To-do-Listen arbeiten und mehr an Führung, Struktur und Priorisierung.

Apotheken sind heute hochkomplexe Organisationen. Fachkräftemangel, steigende regulatorische Anforderungen, hohe Kundenfrequenz und permanenter Informationsfluss erhöhen die Taktung spürbar. Zeit wird damit zu einer der knappsten Ressourcen.

Entscheidend ist: Zeit geht nicht einfach verloren – sie wird an bestimmten Stellen verbraucht. Und häufig dort, wo die Wirkung gering ist. Genau hier setzt wirksames Zeitmanagement an.

Zeitfresser sind selten spektakulär, aber konstant wirksam. Besonders häufig sind …

• Unklare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten,
• permanente Unterbrechungen durch Rückfragen,
• Perfektionismus bei Aufgaben mit geringer Relevanz,
• fehlende Standards und uneinheitliche Abläufe,
• zu viele operative Aufgaben bei der Apothekenleitung sowie
• Meetings ohne klares Ziel und Ergebnis.

Tatsächlich ist es so, dass die meisten dieser Zeitfresser keine persönlichen Schwächen sind, sondern systemische Effekte fehlender Priorisierung.

Viele Tätigkeiten wirken im Einzelnen harmlos (»Das mache ich schnell noch«), entfalten ihre Wirkung aber in der Summe. Führungskräfte unterschätzen häufig, wie viel Zeit sie mit dringlichen, aber wenig wirksamen Aufgaben verbringen.

Hilfreiche Leitfragen sind:

• Welche Aufgaben bestimmen meinen Tag tatsächlich?
• Was davon ist wichtig für Führung, Entwicklung und Steuerung?
• Welche Tätigkeiten erzeugen regelmäßig Unterbrechungen?
• Wo reagiere ich nur, anstatt bewusst zu entscheiden?

An dieser Stelle kommt ein bewährtes Priorisierungsmodell ins Spiel: die Eisenhower-Matrix.

Die Eisenhower-Matrix unterscheidet Aufgaben nach zwei Kriterien: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Also, trägt die Aufgabe wesentlich zum Ziel bei? Und erfordert sie sofortiges Handeln? Daraus ergeben sich anschließend vier Felder:

1. Wichtig und dringend – sofort selbst erledigen
2. Wichtig, aber nicht dringend – planen und terminieren
3. Dringend, aber nicht wichtig – delegieren
4. Weder wichtig noch dringend – konsequent streichen

Doch was ergibt sich aus diesen vier Feldern in der Praxis? Welche Aufgaben gehen damit einher und wie können Sie künftig damit umgehen?

1. Wichtig und dringend
Typische Beispiele: akute Personalengpässe, kritische Lieferprobleme, rechtliche Fristen.
Diese Aufgaben gehören auf den Tisch der Leitung – aber mit einer klaren Frage: Warum sind sie dringend geworden? Häufig lassen sich durch bessere Planung künftige Eskalationen vermeiden.

2. Wichtig, aber nicht dringend
Hier liegt der größte Hebel und gleichzeitig der größte Zeitfresser. Dazu zählen:
Mitarbeiterentwicklung

• Prozessoptimierung
• Führungs- und Teamgespräche
• strategische Planung

Diese Aufgaben gehen im Alltag oft unter, weil sie nicht laut sind. Wer sie nicht aktiv terminiert, arbeitet permanent im Krisenmodus.

3. Dringend, aber nicht wichtig
Rückfragen, Routineabstimmungen, organisatorische Kleinigkeiten – all das sind typische Zeitfallen. Diese Aufgaben sollten, wenn möglich, delegiert werden. Voraussetzung sind allerdings klare Zuständigkeiten sowie Entscheidungsspielräume. Halb delegierte Aufgaben kommen als Rückfrage zurück und kosten dann doppelt Zeit.

4. Weder wichtig noch dringend
​​​​​​​Hier ist Konsequenz gefragt. Nicht jede Aufgabe verdient Bearbeitung. Weglassen ist hierbei eine Führungsentscheidung und keine Nachlässigkeit.

Es gibt drei Stellhebel, mit denen sich Zeitfresser im Apothekenalltag reduzieren lassen.

1. Verantwortlichkeiten klar definieren
Wer wofür zuständig ist, muss eindeutig geregelt sein. Klarheit reduziert Rückfragen und erhöht Verbindlichkeit.

2. Delegation richtig verstehen
Delegation heißt nicht »abgeben und kontrollieren«, sondern Verantwortung übertragen. Ohne Entscheidungsbefugnis entsteht kein Zeitgewinn.

3. Standards etablieren
Wiederkehrende Aufgaben brauchen feste Abläufe. Standards sparen Zeit, erhöhen Qualität und entlasten Führungskräfte und Team gleichermaßen.

Zeitmanagement im Apothekenalltag ist keine Frage von Apps oder Selbstoptimierung, sondern von Klarheit und Führung. Die Eisenhower-Matrix hilft, den Fokus wieder auf das Wesentliche zu lenken, vorausgesetzt, sie wird konsequent angewendet.

Wer wichtige, aber nicht dringende Themen aktiv steuert, statt ihnen auszuweichen, gewinnt langfristig Zeit, Ruhe und Wirkung.