Zwischen Sicherheit und Monotonie – Was Apothekenteams wirklich motiviert

Was wird von mir erwartet? Macht mir meine Arbeit Freude? Ist das, was täglich auf meinem Tisch liegt, fair verteilt und zu schaffen? Diese Fragen begleiten Mitarbeiter im Arbeitsalltag. Sie prägen, mit welcher Haltung der Tag begonnen wird, wie mit Kollegen umgegangen wird und ob am Ende des Tages das Gefühl besteht, etwas Sinnvolles geleistet zu haben. Das ausschlaggebende Fundament dabei ist eine optimale Führungspraxis.

Ein Ergebnis des Apothekenmonitors der Treuhand Hannover aus dem Jahr 2025 sticht dabei besonders hervor. Demnach sind sich 90 Prozent der Mitarbeiter bewusst, was von ihnen erwartet wird. In einer Branche mit hohen regulatorischen Anforderungen, komplexen Abläufen und direktem Patientenkontakt ist Klarheit nicht nur wünschenswert – sie ist zugleich unverzichtbar.

Qualitätssicherung, feste Regeln und transparente Prozesse schaffen die Grundlage dafür, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben sicher und kompetent erfüllen können. Fehlt diese Orientierung, werden Konsequenzen deutlich. So können sich Fehler in der Medikamentenabgabe einschleichen, Unsicherheiten bei Kundenanfragen entstehen, Stress durch unklare Prioritäten aufkommen oder Frustration durch wiederkehrende Missverständnisse. Das der Wert des Apothekenmonitors so hoch ausfällt, ist daher kein Zufall. Er spiegelt jahrelange Arbeit an QM-Systemen, konsequente Dokumentation von Abläufen und eine klare Kommunikation von Erwartungen wider. Für viele Mitarbeitende impliziert das Verlässlichkeit und Sicherheit im Arbeitsalltag – gerade dann, wenn es im Apothekenalltag hektisch wird.

Doch wo Klarheit herrscht, zeigt sich zugleich eine andere Realität: Nur 67 Prozent der Mitarbeiter geben an, Spaß an ihren Aufgaben zu haben. Ein Drittel hingegen stimmt dieser Aussage weniger oder gar nicht zu.

Der Zusammenhang ist aufschlussreich, denn es zeigt sich, dass Aufgaben klar definiert sein und dennoch zu wenig Abwechslung bieten können. Routine schafft somit Sicherheit, kann aber auf Dauer auch ein Gefühl der Monotonie verursachen. Wer danach strebt, aus der Routine auszubrechen, findet im gewöhnlichen Arbeitsalltag offenbar nicht immer genügend Anreize für neue Herausforderungen. Mangelnde Motivation entsteht häufig dort, wo Tätigkeiten über Jahre hinweg gleichbleiben, Entwicklungsmöglichkeiten fehlen, Mitarbeiter keine Mitsprache bei der Aufgabenverteilung erhalten sowie für besondere Leistungen keine ausreichende Anerkennung erhalten.

Aufbauend auf der Studie ergibt sich die Empfehlung, besondere Aufgaben, die nur gelegentlich anfallen, gezielt an die Mitarbeitenden zu vergeben, die sich Abwechslung von den Routineaufgaben wünschen. Diese Aufgaben müssen nicht jeden Monat variieren. Entscheidend ist vielmehr, dass sie nicht automatisch immer bei denselben Personen landen.

Für eine gelingende und wirkungsvolle Aufgabenverteilung genügt bereits ein einfaches Gespräch. So kann beispielsweise gefragt werden, wer gelegentlich eine besondere Aufgabe übernehmen möchte. Folglich können Mitarbeiter, die sich für Digitalisierung interessieren beispielsweise eine Software-Einführung begleiten. Wer hingegen gerne organisiert, könnte die Möglichkeit erhalten, Teamevents zu planen. Solche Möglichkeiten kosten wenig, können aber viel bewirken. Mitarbeiter übernehmen Verantwortung, entwickeln neue Kompetenzen und bringen frische Ideen ein. Die Apotheke profitiert damit durch gesteigerte Motivation und mehr Engagement im Team. Fördern Sie eine langfristige Entwicklung Ihres Teams durch neue Herausforderungen und Perspektiven. Ebenso wichtig ist der Blick auf die Aufgabenverteilung. Entsprechend sollten diejenigen, die sich nach mehr Abwechslung sehnen, entsprechend die Chance auf vielseitigere Tätigkeiten erhalten.

Bei der Verteilung und Machbarkeit der Aufgaben zeigt sich ebenfalls Verbesserungspotenzial: nur 62 Prozent der Mitarbeiter sind mit der Arbeitsbelastung zufrieden. Umgekehrt bedeutet das, dass fast 40 Prozent die Aufgaben teilweise als zu belastend oder unfair verteilt empfinden.

Typische Ursachen für Überlastung sind Unterbesetzung in Stoßzeiten, unklare Prioritäten bei gleichzeitig anfallenden Aufgaben, fehlende Pausen durch Personalmangel, administrative Aufgaben, die den Apothekenalltag stören sowie eine fehlende Delegation an neue Mitarbeiter.

Die Lösung liegt entsprechend nicht in Einzelmaßnahmen, sondern in der Zusammenarbeit durch gemeinsame Aufgabenkritik und die Entwicklung von Optimierungsprozessen. Denn nicht jede Tätigkeit  in der momentanen Form ist sinnvoll und nicht jede Aufgabe wird zeitoptimal ausgeführt. Wer Arbeitsabläufe regelmäßig reflektiert und anpasst, kann Effizienz und Fairness steigern. Dafür eignen sich regelmäßige Teamgespräche über die Aufgabenverteilung sowie das Aufgabenvolumen, um Änderungen im Arbeitspensum frühzeitig festzustellen und negativen Entwicklungen entgegenzuwirken. Dies kann beispielsweise durch die Einstellung von zusätzlichen Aushilfen oder Stellenveränderungen erfolgen.

Klarheit, Motivation und Balance stellen keine isolierten Themen dar, die separat betrachtet werden sollten. Stattdessen haben sie einen gemeinsamen Nenner: die Art und Weise, wie Aufgaben definiert, kommuniziert und verteilt werden.

Klarheit entsteht durch präzise Aufgabenbeschreibungen. Mitarbeiter sollten nicht nur wissen, was zu tun ist, sondern darüber hinaus in welchem zeitlichen Rahmen, mit welcher Priorität und mit welchem Qualitätsstandard. Fehlen diese Informationen, entstehen Missverständnisse und Doppelarbeit. In Apotheken ist eine transparente Aufgabenbeschreibung deshalb unverzichtbar.

Motivation ist das Bindeglied zwischen Klarheit und Balance. Sind Aufgaben eindeutig, bieten aber keine Abwechslung, sinkt die Motivation, was sich auf die Belastbarkeit auswirkt. Wer wenig Freude an seinen Aufgaben empfindet, nimmt Stress schneller als Belastung wahr. Diese Kausalität gilt auch umgekehrt, denn wer sich überlastet fühlt, empfindet auch in abwechslungsreichen Aufgaben weniger Freude.

Balance ist letztendlich die Grundlage dafür, dass Klarheit und Motivation nachhaltig wirken können. Ist die Arbeitslast dauerhaft zu hoch, bewirken auch klare Aufgaben und abwechslungsreiche Tätigkeiten wenig – denn die Kapazitäten fehlen. Eine faire Verteilung impliziert nicht, dass alle immer exakt gleich viel arbeiten, sondern dass die Belastung im Team transparent ist und bei Bedarf angepasst werden kann. Dafür braucht es Vertrauen, denn Mitarbeiter müssen sich trauen, Überlastung anzusprechen, ohne negative Konsequenzen zu befürchten. Die offene Kommunikation ist von großer Bedeutung, denn nur wenn Balance besteht, können Klarheit und Motivation langfristig wirksam bleiben.

Teamgespräche bieten Raum für offene Diskussionen über Aufgabenverteilung, Belastung oder Entwicklungsmöglichkeiten. Bieten Sie Projekte an und fragen Sie, wer Sonderaufgaben oder neue Verantwortungsbereiche übernehmen möchte. Holen Sie darüber hinaus Feedback ein: Was wünschen sich Ihre Mitarbeiter für mehr Abwechslung im Arbeitsalltag? Prüfen Sie Prozesse regelmäßig und entwickeln Sie gemeinsam einen Goldstandard durch Aufgabenkritik als fest implementierten Bestandteil im Team. Werden Erfolge gemessen, Veränderungen dokumentiert und Fortschritte gemeinsam gefeiert, entsteht ein attraktives Arbeitsumfeld, das Sicherheit, Motivation und Fairness miteinander verbindet.

Die Treuhand Hannover unterstützt Sie dabei mit Personal- und Organisationsberatung, Kennzahlen zur Effizienzmessung in IBV und EBV sowie mit individuellem Coaching für Teams und Führungskräfte. Sie wollen mehr erfahren? Sprechen Sie uns an!