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Verfahrensdokumentation & Internes Kontrollsystem (IKS)
Neben den berufsrechtlichen Anforderungen werden den Apothekern auch von der Finanzverwaltung immer mehr Pflichten auferlegt. Zusätzlich zu den steuerlichen Aufzeichnungen ist eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten, um die geforderte Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten. Doch was verbirgt sich noch hinter diesem Begriff?
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
In einer Verfahrensdokumentation werden die verschiedenen Prozesse und Abläufe Ihrer Apotheke beschrieben. Ziel ist es, das Zustandekommen der rechnungslegungsrelevanten Zahlen zu belegen. Teilweise können diese Beschreibungen von Dienstleistern (für Software) oder aus dem nach § 2a Abs. 1 ApBetrO geforderten Qualitätsmanagementsystem genutzt werden. Obwohl diese übernommenen Bestandteile zwar fast 90 Prozent des Inhaltes einer Verfahrensdokumentation abdecken können, sind sie in Bezug auf die Erfüllung der Anforderungen der Finanzverwaltung noch nicht ausreichend. Zur Erfüllung sämtlicher Dokumentationspflichten müssen weitere Maßnahmen ergriffen werden, bei deren Umsetzung die Berater der Treuhand Hannover Sie gerne unterstützen.
Das Herzstück einer Verfahrensdokumentation: das Interne Kontrollsystem (IKS)
In einer vollständigen Verfahrensdokumentation ist insbesondere das Interne Kontrollsystem beschrieben. Zu diesem zählen sämtliche Prüfaktivitäten im Arbeitsalltag. Eine häufig vorzufindende Kontrolle ist beispielsweise der Abgleich einer Bestellung mit der Lieferung bei Wareneingang, mit deren Hilfe bei der Aufdeckung von Fehlern die notwendigen Konsequenzen gezogen werden können.
Im Beratungsalltag ist immer wieder zu spüren, dass wir Apothekern bei vielen anderen Prozessen mit unserer Erfahrung und Branchenkompetenz zielgerichtet weiterhelfen können. Beispielsweise wird die Zuordnung eines Mitarbeiters zum jeweiligen Geschäftsvorfall an der Ladenkasse als Kontrolle vielfach unterschätzt. Wir zeigen Ihnen in solchen Fällen die entsprechenden Verbesserungen und Lösungsmöglichkeiten auf: In Bezug auf das beschriebene Beispiel muss sich jeder Mitarbeiter nach der Implementierung unserer Empfehlungen bei Abschluss eines Verkaufsvorgangs z.B. durch Fingerabdruck authentifizieren. Die Experten der Treuhand Hannover zeigen Ihnen gerne weitere Kontrollmöglichkeiten in Ihrer Apotheke auf und begleiten Sie bei Bedarf direkt vor Ort.
Mehr als nur Risikoabwehr: Chancen nutzen - Prozesse optimieren
Die Einführung eines IKS bietet Ihrer Apotheke vielfältige Chancen, die es zu nutzen gilt. Interne Kontrollen dienen nicht nur dazu, die von der Finanzverwaltung geforderte GoBD-Konformität sicherzustellen. Wer deren Einführung als Chance begreift, kann eigene Prozesse besser kontrollieren und Fehler frühzeitig erkennen bzw. im Idealfall vollständig vermeiden. Die Implementierung eines internen Kontrollsystems verbessert somit die Leistungsfähigkeit Ihres Apothekenbetriebes.
Optimal vorbereitet für‘s Finanzamt
Mit einem IKS steigern Sie die Qualität Ihrer Buchhaltung. Die dazugehörige Verfahrensdokumentation rundet die GoBD-Konformität ab. Beides verhindert die Angreifbarkeit durch die Finanzbehörden. Im Rahmen einer Kassennachschau kann es ohne vorherige Ankündigung jederzeit zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen kommen. Die gesamte Buchführung wird durch eine Betriebsprüfung kontrolliert. Durch ein implementiertes Kontrollsystem samt darauf abgestimmter Verfahrensdokumentation sind Sie stets bestmöglich vorbereitet. Mit einem durch unsere Hilfe erstellten Konzept lässt sich zum Beispiel das Risiko von Hinzuschätzungen oder sogar kostenintensiven und zeitaufwendigen Rechtsstreitigkeiten erheblich minimieren.
Sprechen Sie uns an
Gerne zeigen wir Ihnen, welche Kontrollen bereits in Ihrer Apotheke vorhanden sind und wie Sie diese optimieren können. Auf Wunsch unterstützen unsere branchenerfahrenen Berater Sie dabei, die Prozesse in einer Verfahrensdokumentation niederzulegen.