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Weihnachtsfeier – wann feiert das Finanzamt mit?

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Kaum sind die Sommerferien zu Ende, stehen schon wieder die Weihnachtsplätzchen im Regal des Supermarktes. Die Weihnachtszeit rückt näher. Zeit für Weihnachtsfeiern und Geschenke als Zeichen der persönlichen Wertschätzung, um sich bei den Mitarbeitern für ein erfolgreiches Jahr und die gute Zusammenarbeit zu bedanken.

Worauf ist dabei zu achten, damit Sie die betriebliche Weihnachtsfeier steuerlich absetzen können? Auf die Kosten und die Gäste. Das ist eigentlich schon alles. Eine Weihnachtsfeier ist für das Finanzamt nichts anderes als eine Betriebsveranstaltung. Folglich sind die steuerlichen Regelungen zur Betriebsveranstaltung anzuwenden. Liegen also die Kosten der Weihnachtsfeier für einen Mitarbeiter über 110 Euro inklusive Umsatzsteuer, drohen nachteilige lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen.

Pro Jahr und Mitarbeiter kann es maximal zwei steuerfreie Betriebsveranstaltungen geben. Damit die Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei bleibt, dürfen die Kosten inklusive der Umsatzsteuer nicht höher als 110 Euro pro mitfeiernden Mitarbeiter liegen und es muss allen Mitarbeitern die Teilnahme freigestellt sein. Erfüllt Ihre Weihnachtsfeier diese Voraussetzung, sind die Kosten Betriebsausgaben. Sie sind steuerlich absetzbar und bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern berechtigen die Rechnungen von Busunternehmen, Gaststätte und Weihnachtsmann zum Vorsteuerabzug.

Wie wird der geldwerte Vorteil pro Mitarbeiter ermittelt?
In die Ermittlung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung fließen folgende Kosten ein:

  • konsumierbare Kosten, wie Speisen, Getränke und Tabakwaren
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, beispielsweise Location-Miete und Musik
  • Fahrtkosten im Rahmen der Betriebsveranstaltung, beispielsweise Transferkosten zur bzw. zwischen den Locations
  • Übernachtungskosten
  • Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung bis 60 Euro Bruttobetrag. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind auch Geschenke, die nachträglich an Mitarbeiter überreicht werden, die nicht an der Weihnachtsfeier teilnehmen konnten, in die Gesamtkostenermittlung einzubeziehen.

Bei  Ermittlung der Kosten je Teilnehmer werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Gäste (nicht der eingeladenen Gäste!) geteilt. Sollten Sie eine „Familien“-Weihnachtsfeier mit den Angehörigen Ihrer Mitarbeiter planen, werden die Aufwendungen für die teilnehmende Begleitung dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.

Was ist, wenn es teurer wird oder das Team in diesem Kalenderjahr schon mehr als eine andere Betriebsveranstaltung gemacht hat? Dann betrachtet die Finanzverwaltung den Aufwand für die Feier als einen sogenannten geldwerten Vorteil für die Arbeitnehmer. Dieser führt zu Arbeitslohn. In diesen Fällen kann eine pauschale Lohnsteuerabgabe von 25 Prozent des 110 Euro pro Teilnehmer übersteigenden Betrages gewählt werden. Im Grundsatz führt diese Lohnsteuerpauschalierung zu einer Befreiung in der Sozialversicherung.

Wichtig ist allerdings, dass die Lohnsteuerpauschalierung bis zum 28./29. Februar des Folgejahres durchgeführt werden muss, damit die Sozialversicherungsfreiheit Bestand hat. Hier ergeben sich Praxisprobleme, da die Weihnachtsfeiern meist erst Ende November bzw. im Dezember stattfinden. Um die Sozialversicherungsfreiheit zu sichern sollten Sie Ihrer lohnabrechnenden Stelle kurzfristig nach der Weihnachtsfeier mitteilen, ob und in welcher Höhe die 110 Euro-Grenze überschritten wurde. Notfalls sollte zur Sicherung der Sozialversicherungsfreiheit vorläufig ein geschätzter Betrag pro Teilnehmer lohnsteuerpauschaliert werden.

12.09.2018
Katja Adam

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