Rechnungslegung des Großhandels – was ändert sich durch die E-Rechnung?

Bisher konnten Sammelrechnungen des pharmazeutischen Großhandels auf separate Lieferscheine verweisen. Mit der Einführung der E-Rechnung reicht dies nicht mehr aus. Die Leistungsbeschreibung gehört zu den verpflichtenden Rechnungsangaben und muss grundsätzlich im strukturierten Datensatz der E-Rechnung enthalten sein.

Werden die Liefergegenstände ausschließlich über separate Lieferscheine nachgewiesen, die nicht Bestandteil der E-Rechnung sind, besteht das Risiko, dass die Rechnung nicht als ordnungsgemäß gilt und der Vorsteuerabzug dadurch gefährdet ist.

Vor diesem Hintergrund haben die Großhändler ihre Vorgehensweise an die neuen gesetzlichen Regelungen anpassen müssen. Bei einzelnen Großhändlern verändert sich dadurch die Anzahl ihrer Rechnungen.

Phoenix wird demnach nur noch Dekadenrechnungen erstellen. Abrechnungen über Gutschriften oder Einkaufsvorteile erfolgen künftig in separaten Rechnungen.

Sanacorp wird ab dem 1. November 2026 zu jedem Lieferschein eine Rechnung erstellen. Auch weitere Abrechnungen werden in separaten Rechnungen erfolgen. Hier ist mit einer deutlichen Erhöhung der Anzahl an Rechnungen zu rechnen.

Um eine praktikable und rechtssichere Umsetzung für unsere Mandanten zu erreichen, stehen wir von der Treuhand Hannover mit einigen Großhändlern in Kontakt.

Auf den Übertragungsweg hat die neue Rechnungsstellung keinen Einfluss. So können Rechnungen beispielsweise weiterhin über ein Portal oder per E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Die meisten Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) verfügen über eine Invoice-Fetcher-Funktion. Damit können Rechnungen automatisiert abgerufen und im DMS abgelegt werden. Trotz des erhöhten Rechnungsaufkommens lässt sich zusätzlicher Aufwand bei der Ablage dadurch vermeiden.

Ob Anpassungen für die Zusammenarbeit mit der Treuhand Hannover erforderlich werden, lässt sich noch nicht abschließend beurteilen. Wir halten Sie über die weiteren Entwicklungen auf dem Laufenden.