Wo Standard endet, fängt die Datenanalyse der Treuhand Hannover an

Zahlen gibt es in jeder Apotheke genug. Die entscheidende Frage ist jedoch, welche Kennzahlen helfen mir, mein Unternehmen gut zu steuern. Zwischen Warenwirtschaft, BWA, Personal und Kostenstruktur entsteht schnell eine Datenflut, die ohne gewisse Leitplanken unübersichtlich wird und in die man zu versinken droht. Genau deshalb hake ich heute beim Experten nach. Steuerberater Alexander Kohlrausch von der Treuhand Hannover. Er erzählt uns, wie moderne Datenanalyse funktioniert und was wir darüber wissen sollten.

Herr Kohlrausch, lassen Sie uns direkt einsteigen. Was verstehen Sie unter Datenanalyse in der Steuerberatung und wo liegt der Unterschied zur klassischen wirtschaftlichen Beratung?

K.: Datenanalyse in der Steuerberatung ist natürlich bei uns ein besonderes Thema, gerade weil wir auf die Apotheker und die Heilberufe zugeschnitten sind. Der Zugriff auf regelmäßig aktualisierte Daten – gerade in den großen Bereichen Umsatz, Rohgewinn und Wareneinsatz – sowie die Möglichkeit alles so zeitnah wie möglich auswerten zu können, bietet einen detaillierten und schnellen Einblick für die Mandanten.

Was brauchen Sie von einer Apotheke, damit die Datenanalyse auch wirklich funktioniert und aussagekräftig ist? 

K.: Gerade für die Echtzeitdaten und die Aufteilung auf Einzelpackungsebene, brauchen wir die ADAS-Daten, die wir über die ADAS-Schnittstelle abrufen können. Nichtsdestotrotz hört das nicht beim Rohgewinn auf. Es folgen auch die Personalkosten und weitere Betriebskosten. Das heißt, auch da ist eine saubere Datengrundlage wichtig. Saubere Buchführungsdaten und eine gute Zusammenarbeit sind zentral. Später auch eine gewisse Anzahl an Jahren, die abgerufen werden können. Es kommt der Zeitpunkt, an dem eine gewisse Datenmasse zustande kommt und damit die Möglichkeit bietet, erweiterte Analysen durchzuführen.

Das heißt, an Tag eins bestehen schon Daten, aber kaum Vergleichsdaten. Je mehr Vergleichsdaten vorhanden sind, desto mehr kann man über die Zeit analysieren. 

Wenn wir uns jetzt vorstellen, dass sich bei einer Apotheke das Ergebnis verschlechtert – wie gehen Sie dann analytisch vor, um den verantwortlichen Treiber zu identifizieren?

K.: Zunächst wird der Moment betrachtet. Was hat sich vielleicht in der Struktur der Apotheke geändert? Sind die Umsätze zurückgegangen? In welchen Bereichen sind die Umsätze zurückgegangen? Hat sich etwas beim Wareneinkauf getan, haben sich da Konditionen verschlechtert? Geht es primär um den Wareneinsatz? Das umfasst jedoch nicht alles. Gerade Personalkosten sind immer ein sensibles Thema. Gewisse Planungen sind hier notwendig. Auch andere Betriebskosten können eine Rolle spielen. 

Entsprechend haben wir die BWA logisch strukturell aufgebaut. Es beginnt mit dem Umsatz und endet mit dem Gewinn. Größere Probleme werden häufig bei der Betrachtung von Umsatz und Rohgewinn deutlich. Als Steuerberater lassen sich nun Vorüberlegung machen. Wo sieht man schon etwas? Daraufhin kann der Mandant aktiv darauf angesprochen werden, um den Ursachen auf den Grund zu gehen. 

So ist es möglich, dass ein Arzt weggefallen ist. Es kann sich auch lediglich um einen Verschreiber handeln. Darüber sollte man dann einfach sprechen. Was sind jetzt unsere Alternativen und unsere Handlungsmöglichkeiten?

Gibt es auch eine andere Möglichkeit, die bereits vor dem Vorliegen der Zahlen infrage kommt? Frühe Indikatoren, anhand derer bereits zwei oder drei Monate im Vorhinein erkannt werden kann, ob eine Änderung zu erwarten ist?

K.: Meistens ja. Natürlich gibt es Ausnahmen, aber in der Regel ist das ein schleichender Prozess. So lässt sich beispielsweise die Entwicklung der Kunden- oder Packungszahlen verfolgen. Besteht vielleicht ein Umsatzanstieg, nur weil mehr Hochpreiser verkauft werden? In diesem Fall ist der Wareneinsatz vergleichsweise deutlich höher. Ob eine Rückläufigkeit über Monate besteht, lässt sich ebenfalls erkennen, ebenso wie resultierende Effekte. Das schleicht sich nach und nach ein. Veränderte Betriebskosten werden sichtbar. So führt der Einsatz von mehr Personal zu einer Veränderung der Personalkosten. Eine kontinuierliche Verfolgung ermöglich eine Beurteilung dessen, ob man sich auf einem guten Niveau befindet. Dabei müssen Theorie und Praxis miteinander verbunden werden. So kann es vorkommen, dass ein Elternzeitersatz zwei Monate im Voraus eingestellt wird. Dann sind die Personalkosten zunächst entsprechend höher, sinken dann aber wieder. 

Wie sinnvoll sind dann Branchenbenchmarks und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit so ein Vergleich nicht in die Irre führt? 

K.: Branchenbenchmarks sind wichtig, um eine gewisse Orientierung zu geben. Es hilft zu wissen, wie verändert sich eigentlich der Markt, was passiert in anderen Apotheken? Klar, am Ende ist immer noch entscheidend, wie es in der eigenen Apotheke aussieht. Kurz: jede Apotheke ist anders. Das bringt mich auch zu der Frage der Möglichkeit von Vergleichen. Letztendlich sollte schon eine Vergleichbarkeit zwischen den Betrieben feststellbar sein. Um Vergleiche zielführend durchzuführen, nutzen wir Klassifizierungen und Vergleichsgruppen. Ein Vergleich setzt bestimmte Ähnlichkeiten der Struktur voraus. Center-Apotheken mit klassischen Landapotheken zu vergleichen, ergäbe weniger Sinn. 

Wenn wir mal einen genaueren Blick auf die Analyseergebnisse werfen und das auf Maßnahmen beziehen, welche konkreten Maßnahmen existieren, und wie werden diese priorisiert nach Wirkung und Aufwand?

K.: Die Rücksprache mit dem Mandanten ist hierbei zentral. Mögliche Fragen, die man sich stellen sollte, sind: Was können wir jetzt zügig angehen, was ist gut und schnell auch seitens des Apothekers oder der Apothekerin umsetzbar? Im persönlichen Gespräch sollten Möglichkeiten besprochen werden. Können vielleicht bei den OTC-Packungen die Preise angepasst werden? Das wäre eine mögliche Denkrichtung. Als Treuhand Hannover bieten wir in verschiedensten Bereichen diverse Leistungen an, wie die Wareneinkaufsanalyse oder Überprüfung mit der BWA. Primär zentral bleibt stets die Absprache zwischen Steuerberater und Mandant. Der Eindruck der Apotheke vor Ort ist ebenfalls wichtig. Was tatsächlich realisierbar ist, hängt vom Einzelfall ab. 

Sie haben jetzt schon ein paar Maßnahmen angesprochen, aber was sind denn die Klassiker, also typische Maßnahmen, die sich auch in der Praxis bewährt haben?

K.: Ein großes, aktuelles Thema insbesondere mit dem Hintergrund der veränderten Einkaufsstrukturen, ist die Prüfung der Einkaufskonditionen. Das betrifft insbesondere den Großhandel. Hier müssen Möglichkeiten geprüft werden, mitunter der Wechsel des Großhandels bei unvorteilhaften Konditionen. Die Personalbedarfsplanung ist ebenso von großer Bedeutung. Hierbei geht es nicht nur um den passenden Personaleinsatz, sondern auch um die richtige Führung. 

Allgemein sollte die Kostenstruktur analysiert werden. Ein erster Schritt wäre, die Werbekosten genauer zu betrachten. Aufgrund veränderter Marktdynamiken gibt es hier Veränderungen. Gerade was so Kundenzeitschriften angeht, die manuell, physisch rausgegeben werden, ist einfach mittlerweile die Nachfrage gesunken. Deswegen sollte man sich die Frage der Rentabilität stellen. Wie viele Zeitung gebe ich tatsächlich noch raus und wie viele bleiben stattdessen im Lager liegen?

Wie oft sollte Ihrer Meinung nach so eine Analyse durchgeführt werden und gibt es auch einen Punkt, wo ein Mehr sich in ein Rauschen wandelt, das nicht mehr aussagekräftig ist?

K.: Grundsätzlich werden Veränderungen und Entwicklungen monatlich geprüft. Die Mandanten ebenso wie wir sind sich dabei der saisonabhängigen Schwankungen bewusst. Wenn die Ärzte im Urlaub sind, die vielleicht die Hauptverschreiber sind, oder wenn generell Ferienzeit ist, beispielsweise. Solche Änderungen müssen entsprechend nicht ständig neu diskutiert werden. Dennoch empfiehlt es sich stets dranzubleiben. Wenn eine gewisse Stabilität besteht, dann besteht die Möglichkeit zu sagen, wir haben einen stabilen Status quo erreicht. Wir haben vielleicht auch gerade gar nicht mehr so viele Themen, sodass Besprechungen einmal im Quartal oder in einer anderen gewissen Regelmäßigkeit ausreichen. Solche Entscheidungen hängen von der spezifischen Situation ab. Handelt es sich um einen Existenzgründer, ist sicherlich mehr Absprache und eine engere Bindung notwendig. Gleiches gilt für Zeiten mit schlechteren Zahlen. 

Wenn ich den Entschluss fasse, meinen Betrieb aktiv zu steuern, welche Kennzahlen sollte ich dann auf jeden Fall im Blick behalten? 

K.: Der größte Punkt ist der Umsatz sowie die Umsatzentwicklung im Verhältnis zum Rohgewinn. Im besten Falle steigt nicht nur der Umsatz, sondern auch der Rohgewinn. Das sind die Hauptindikatoren. Weiter lässt sich betrachten, in welchen Bereichen wie viele Packungen abgegeben werden. Wie hoch ist die Kundenanzahl? Wie viel Umsatz pro Packung entsteht in den einzelnen Bereichen? Umsatz, Wareneinsatz und Rohgewinn sind nun mal die drei großen Zahlen in der Apotheke. Daran anschließend die Personalkosten, anhand derer es schon mehr ins Detail der Betriebskosten geht. Detaillierter lassen sich auch Hochpreiser, GKVX und PKVX betrachten.

Welche spezifischen Kennzahlen sollte ich im Blick behalten, wenn ich nicht die Profitabilität insgesamt erfassen möchte, sondern nach Produkten zu bewerten?

K.: Dann empfiehlt es sich, in die detaillierten Analysen zu gehen, die dann auch später der neue BV zur Verfügung stellt. Hier lässt sich auch die Packungsebene betrachten. Um da einen Gesamtüberblick zu halten, empfiehlt es sich, auf den Durchschnittsdeckungsbeitrag und Rohgewinn auf GKV und PKV RX Packungen zu gucken, aber auch auf die Hochpreiser sowie OTC.

Anhand dessen lassen sich die Hauptverkaufsprodukte herausstellen. Was sind so klassische Verkaufsschlager, was ist auf der Top- und was auf der Flop-Liste?  

Zusammenfassend lässt sich sagen, es gibt viele Daten, man kann viele Ergebnisse daraus generieren und Erkenntnisse gewinnen. Der Prozess als solcher ist auf jeden Fall aufwendig und intensiv. Eben haben Sie es schon angesprochen, den BV, also Mandanten bei der Treuhand Hannover haben einen kleinen Vorteil, wie sieht der aus?

K.: Unser Vorteil ist, dass wir unser Branchenwissen nutzen können und mit dem BV unsere spezielle Auswertung haben, die dann im Zuge des neuen BV deutlich interaktiver und detaillierter werden kann. Mit deutlich mehr Echtzeitzahlen versehen, gerade im Bereich Umsatz und Rohgewinn und im Zusammenspiel einer branchenspezifischen Auswertung. Ein mobiler Zugriff und eine interaktivere Auswertung werden ermöglicht.

Ein ausgedruckter EBV lässt sich nur in gewissen Datenmengen darstellen. Je detaillierter das wird, desto mehr müsste ausgedruckt werden und wenn Auswertungen dann irgendwann um die 20 oder 30 Seiten umfassen, dann hört auch der Informationsgehalt irgendwann auf. Mit dem neuen BV haben wir das digital abgebildet. Durch Klicks in den einzelnen Bereichen gelangt man beispielsweise unkompliziert in die Unterbereiche. Die technischen Möglichkeiten bieten ein viel leichteres Handling.

Alle, die noch mehr erfahren möchten, was unser neuer Betriebsvergleich alles kann und was ihn so einzigartig macht, sollten unbedingt den folgenden Artikel lesen – denn unsere Mandanten erhalten damit einen spürbaren Vorsprung sowie einen großen Vorteil gegenüber anderen Apothekern.