Zweigapotheken: Der wirtschaftliche Weg in den ländlichen Raum

Durch die Reform wurden die Hürden für die Zulassung von Zweigapotheken gesenkt. Während früher eine Genehmigung ausschließlich bei akuten Versorgungslücken erteilt wurde, ist die Eröffnung nun bereits dann möglich, wenn ein Ort durch eine unzureichende pharmazeutische Infrastruktur gekennzeichnet ist. Maßgeblich ist dabei eine Straßenentfernung von mehr als sechs Kilometern zur nächsten Apotheke. Eine kürzere Distanz genügt, sofern die Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu den üblichen Öffnungszeiten als eingeschränkt gilt.

Änderung der räumlichen Vorgaben Besonders relevant für die Wirtschaftlichkeit sind die angepassten räumlichen Vorgaben. Die bisher vorgeschriebene Mindestfläche von 110 Quadradmetern entfällt, da Laborräume nicht mehr vorgeschrieben sind. Ebenso kann auf ein Rezepturarbeitsplatz sowie ein Nachtdienstzimmer verzichtet werden. Diese Reduktion führt zu Kostenersparnissen. Spürbar geringere Mieten und Energiekosten wären damit im Vergleich zu einer Vollapotheke möglich. Auch die Investitionskosten für die technische Ausstattung fallen durch diese Änderung geringer aus.

Neben rechtlichen Grundlagen stellen sich jedoch auch betriebswirtschaftliche Fragen. Wann lohnt sich eine Zweigapotheke wirtschaftlich? Welche Kostenpositionen sind zu beachten? Und wie lässt sich das Standortpotenzial einschätzen? Diesen Fragen widmen wir uns im Folgenden anhand eines Beispiels, wobei der externe Betriebsvergleich der Treuhand Hannover als Grundlage der Berechnungen dient. 

Der wirtschaftliche Erfolg einer Zweigapotheke hängt maßgeblich von der erreichbaren Kundenzahl ab. Eine Straßenentfernung von mehr als sechs Kilometern zur nächstgelegenen Apotheke reicht für die Zulassung aus. Doch dies garantiert keinen wirtschaftlichen Erfolg.

Um bestimmen zu können, welche Kundenanzahl für die Wirtschaftlichkeit einer Zweigapotheke benötigt wird, sollte zunächst die Kostenseite betrachtet werden. Nachfolgend werden die einzelnen Kostenpositionen für den Betrieb einer Zweigapotheke genauer erläutert. Die Aufstellung dient als Grundlage für die wirtschaftliche Bewertung möglicher Standorte.

Auf Basis der dargestellten Kostenpositionen lassen sich verschiedene wirtschaftliche Szenarien berechnen, die die Bandbreite möglicher Entwicklungen aufzeigen. Ausgangspunkt ist dabei die Annahme, dass ein Kundenkontakt einen durchschnittlichen Umsatz von 70 Euro generiert (Quelle: Externer Betriebsvergleich der Treuhand Hannover).

Bei einer angenommenen jährlichen Kundenzahl von 11.500 ergibt sich ein Umsatz von 800.000 Euro. Zur Bewältigung dieser Auslastung  ist eine wöchentliche Arbeitszeit von 34 Stunden für eine approbierte Kraft, 14 Stunden für eine pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA) und zwei Stunden für eine Botenkraft notwendig. Für die Berechnungen wird angenommen, dass bei geringerer Auslastung entsprechend weniger Aufwand für Botendienste entsteht. Zudem liegt die Annahme zugrunde, dass ein Teil der Belieferung über die Hauptapotheke erfolgt, da Rezepturarzneimittel nicht direkt in der Zweigapotheke hergestellt werden können. Damit belaufen sich die Personalkosten in diesem Szenario auf 79.500 Euro jährlich. Die Planung der Öffnungszeiten muss dabei unter Berücksichtigung der begrenzten Personalressourcen erfolgen und sich an der wöchentlichen Arbeitszeit der approbierten Kraft orientieren. Eine realistische Stundenplanung ist daher entscheidend, um sowohl die Betriebskosten im Rahmen zu halten als auch eine ausreichende Erreichbarkeit für die Kunden zu gewährleisten. Nach Abzug aller Kosten verbleibt ein Verfügungsbetrag von null Euro im Jahr. 

Steigt die erreichbare Kundenzahl auf 15.000 im Jahr, ergibt sich ein Umsatz von ca. 1.000.000 Euro. Die Personalaufstellung passt sich entsprechend an: eine approbierte Kraft mit 39 Stunden pro Woche, eine PKA mit 25 Stunden pro Woche sowie eine Botenkraft mit drei Stunden pro Woche. Die Personalkosten steigen damit auf 100.000 Euro jährlich. Nach Abzug der Kostenpositionen verbleibt ein Verfügungsbetrag von 24.800 Euro im Jahr. Eine detaillierte Aufstellung der Einnahmen- und Kostenaufstellung lässt sich der unten stehenden Tabelle entnehmen.

Gemäß dem externen Betriebsvergleich der Treuhand Hannover lag die Wareneinsatzquote einer durchschnittlichen Apotheke im Jahr 2025 bei 80 Prozent. Dieser Wert wurde im Rahmen der hier erfolgten Berechnungen angenommen. Bei den Mietkosten wird eine monatliche Kaltmiete von 900 Euro angesetzt. Im Gegensatz zu Vollapotheken entfallen bei Zweigapotheken Labor, Rezepturarbeitsplatz und Nachtdienstzimmer. Dies reduziert die Mietkosten deutlich. Erforderlich ist räumlich dann lediglich die Offizin, die wir mit einer Größe von 40 Quadratmetern angenommen haben und ausreichender Lagerraum, für den hier eine Fläche von 20 Quadratmetern vorausgesetzt wird. Hinzu kommt, dass mögliche Standorte für Zweigapotheken vor allem ländlich gelegen sind, sodass sich mit geringeren Quadratmeterpreisen kalkulieren lässt. Die Mietnebenkosten sind mit 520 Euro monatlich bewertet, wobei die mögliche Anmietung von Parkplätzen mitberücksichtigt wurde. 

Die Abschreibung wird mit 5.000 Euro pro Jahr über acht Jahre nach der Neugründung kalkuliert. Dies basiert auf geschätzten Anschaffungskosten in Höhe von 40.000 Euro für die Einrichtung sowie technische Ausstattung. Zusätzlich wird die Finanzierung der Einrichtungskosten über einen Bankkredit mit einer Laufzeit von acht Jahren und einem Zinssatz von vier Prozent unterstellt (Tilgung und Zinsen nicht in der Tabelle dargestellt). Die Investitionskosten fallen damit im Vergleich zu einer Vollapotheke deutlich niedriger aus, da für Zweigapotheken auf die bereits genannten Räume verzichtet werden kann. So entfallen bspw. durch den Wegfall des Labors teure Anschaffungen für spezielle technische Geräte, die in einer Vollapotheke erforderlich wären. Darüber hinaus besteht in einer Zweigapotheke voraussichtlich keine Notwendigkeit für einen Kommissionierer, da aufgrund der ländlichen Standorte von einem geringerem Kundenvolumen auszugehen ist. Überhaupt ist von hohen Investitionen in die Einrichtung oder umfangreichen Umbaumaßnahmen abzuraten. Die Betriebserlaubnis von Zweigapotheken ist auf zehn Jahre befristet, wobei eine Verlängerung nicht in jedem Fall garantiert ist. Eine zu hohe Investition würde das wirtschaftliche Risiko erhöhen, falls die Erlaubnis nicht verlängert wird. Stattdessen empfiehlt sich eine zurückhaltende Investitionsstrategie, etwa durch den Einsatz von gebrauchtem Mobiliar, um die Anschaffungskosten zu senken, ohne die betriebliche Funktionsfähigkeit zu beeinträchtigen.

Für Versicherungen und Beiträge werden 4.200 Euro jährlich veranschlagt. Die Inventarunterhaltung sowie Reparaturkosten belaufen sich im vorliegenden Beispiel auf 2.600 Euro pro Jahr. Fahrzeugkosten werden mit 2.500 Euro angesetzt. Für Werbung, Reisekosten sowie Waren sind 3.500 Euro kalkuliert. Dies ist vergleichsweise gering, da Zweigapotheken an abgelegenen Orten mit geringem Wettbewerb agieren, sodass die Notwendigkeit aufwendiger lokaler Werbung entfällt. Für Beratungs- und Rezeptabrechnungskosten können 15.000 Euro angenommen werden. Ein unvermeidlicher Ausgabenposten ist die EDV, hier mit 17.500 Euro angesetzt. 

Die Höhe der Abgaben, wie z.B. Einkommenssteuer oder Gewerbesteuer berechnen sich entsprechend der gesetzlichen Vorschriften, abhängig vom Gewinn.

Die Berechnungen zeigen, dass das »Break-even Szenario« bei 11.500 Kundenkontakten im Jahr erreicht wird. Höhere Kundenzahlen lassen den Verfügungsbetrag deutlich ansteigen. Apothekeninhaber sollten vor der Eröffnung einer Zweigapotheke eine realistische Einschätzung der erreichbaren Kundenzahl vornehmen und darauf basierend die Personalaufstellung planen. Die Anpassung des Personals an die tatsächliche Auslastung ist entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg einer Zweigapotheke.

Die tatsächliche Wahrscheinlichkeit einer hohen Kundenanzahl in einem typischerweise sehr ländlichen Standort, hängt in der Regel weniger von dem Standort selbst als vom tatsächlichen Einzugsgebiet der Zweigapotheke ab. Als Orientierung dient das »Break-Even-Szenario« mit 11.500 Kundenkontakten pro Jahr. Dieses ist umso wahrscheinlicher zu erreichen, wenn das Einzugsgebiet – definiert durch die Einwohnerzahl, die Entfernung zur nächstgelegenen Vollapotheke und die Anbindung an den Personennahverkehr – eine entsprechende Kundenzahl realistisch erwarten lässt. Ebenso wichtig ist, dass sich im Einzugsgebiet mindestens eine allgemeinmedizinische Praxis befindet, sodass die Zweigapotheke nicht ausschließlich auf Streurezepte angewiesen ist.

Auch dünn besiedelte Regionen können wirtschaftlich attraktiv sein, wenn das Einzugsgebiet groß genug abgegrenzt ist oder mehrere umliegende Orte ohne eigene Apotheke abdeckt. Umgekehrt reicht die reine Zulassungsvoraussetzung allein nicht aus. Ein Ort mit nur wenigen Hundert Einwohnern wird die notwendige Kundenzahl in der Regel nicht erreichen, selbst wenn die Zulassung formal möglich ist.

Die Eröffnung einer Zweigapotheke beginnt zwar mit der Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen, doch der eigentliche Erfolg hängt von Faktoren ab, die weit über die rechtlichen Anforderungen hinausgehen.

Eine Zweigapotheke ist nur an abgelegenen Standorten zulässig. Dafür muss mindestens eines von zwei Kriterien erfüllt sein: Entweder überschreitet die Straßenentfernung zur nächstgelegenen Apotheke sechs Kilometer oder es besteht eine eingeschränkte Erreichbarkeit der nächstgelegenen Apotheke mit öffentlichen Verkehrsmitteln während der allgemeinen Ladenöffnungszeiten. Während die Straßenentfernung leicht messbar ist, erfordert die ÖPNV-Anbindung eine komplexe Einzelfallprüfung.

Sobald der Standort grundsätzlich infrage kommt, gilt es, die erreichbare Kundenzahl realistisch einzuschätzen. Dafür müssen die Einwohnerzahlen des Ortes und der umliegenden Regionen betrachtet werden, die sich aufgrund der Entfernung zur nächstgelegenen Vollapotheke voraussichtlich für die Zweigapotheke entscheiden würden. Eine höhere Bevölkerungsdichte erhöht das Umsatzpotenzial entsprechend. Allerdings sind die Standorte, die für eine Zweigapotheke in Frage kommen, überwiegend in ländlichen Regionen, in denen die Bevölkerungsdichte typischerweise geringer ist als in städtischen Gebieten.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die ärztliche Versorgung vor Ort. In vielen für Zweigapotheken infrage kommenden, vor allem ländlichen Orten, sollte zunächst das Vorhandensein eines niedergelassenen Arztes geprüft werden. Erst hiernach stellt sich die Frage der Ärztedichte. Ist kein Arzt vor Ort, hängt das Rezeptvolumen maßgeblich davon ab, wohin sich die Patienten für Arztbesuche orientieren und ob die Zweigapotheke auf diesem Weg liegt. Ist mindestens ein Arzt ansässig, wirkt sich eine höhere Ärztedichte zusätzlich positiv auf das Rezeptvolumen aus. Besonders relevant bleibt zudem, ob die Ärzte näher an der Zweigapotheke als an einer anderen Apotheke praktizieren. Dies kann Patienten gezielt zu Zweigapotheken führen.

Auf Basis der geschätzten Kundenzahl lässt sich dann auch der benötigte Personaleinsatz bestimmen. Dies erfolgte auch in den Berechnungen der verschiedenen Szenarien. Bei höherer Kundenzahl steigt der Personalbedarf entsprechend.

Mit dem verfügbaren Personal lässt sich nun die wöchentliche Öffnungszeit planen. Zweigapotheken sind von der üblichen Dienstbereitschaft ausgeschlossen und können ihre Öffnungszeiten deutlich flexibler an den Bedarf anpassen. Diese Flexibilität sollten aktiv genutzt werden, um ein optimiertes Kosten-Nutzen-Verhältnis für den Personaleinsatz zu erzielen.

Auch die vorhandene Infrastruktur im Ort ist entscheidend. Passende Mieträume werden benötigt, die ausreichend Platz für eine Offizin und einen Lagerraum bieten. Der Raum sollte jedoch nicht zu groß sein, um die Mietkosten möglichst gering zu halten.

Die betriebswirtschaftliche Analyse zeigt, dass sich Zweigapotheken wirtschaftlich lohnen können, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Die Kostenseite sollte im laufenden Betrieb regelmäßig überprüft werden, da Zweigapotheken voraussichtlich keine hohen Umsätze erzielen und sich wirtschaftlich nur unter dem Einsatz minimaler Kosten lohnen. Darüber hinaus ist eine sorgfältige Standortwahl und realistische Einschätzung der Kundenzahl unabdingbar. Die mögliche Flexibilität der Personalkosten und Öffnungszeiten ermöglicht eine bedarfsgerechte Planung. Nur im Zusammenspiel all dieser Faktoren können sich Zweigapotheken zu einer profitablen Ergänzung des eigenen Apothekenverbundes entwickeln.