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Der Computer als Schreibmaschine – Was gibt es hinsichtlich der GoBD zu beachten?

Inwieweit sind die GoBD zur elektronischen Aufbewahrung zu beachten, wenn Softwarelösungen, wie zum Beispiel Microsoft Excel oder Word, nur als »bessere Schreibmaschinen« genutzt werden? Mit dieser Frage hat sich kürzlich das Niedersächsische Finanzgericht beschäftigt.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) vom 28. November 2019 konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT in Unternehmen. Nicht immer werden sämtliche Ausgangsrechnungen über das Warenwirtschaftssystem erstellt. Bezüglich der Form der Aufbewahrung von Rechnungen außerhalb von Produktivsystemen hat das Niedersächsische Finanzgericht vor kurzem die Verwaltungsmeinung bestätigt. Wie diese ausgestaltet ist, möchten wir Ihnen in diesem Artikel erläutern.

Wie sieht die Aufbewahrung von Ausgangsrechnungen innerhalb eines Warenwirtschaftssystems aus?

Die in Warenwirtschaftssystemen erstellten Ausgangsrechnungen sind in einem elektronischen Produktivsystem erstellt und somit in ihrer originären elektronischen Form aufbewahrungspflichtig. Je nach System ist darauf zu achten, dass die fakturierten Rechnungen festgeschrieben werden und demnach unveränderbar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre ab Belegerstellung) abgespeichert sind. In der Regel sind damit die Vorschriften der GoBD eingehalten.

Welche Unterschiede gibt es, wenn Softwarelösungen wie Microsoft Excel und Word genutzt werden?

Das Niedersächsische Finanzgericht hat aktuell die Verwaltungsauffassung bestätigt, dass die GoBD-Vorgaben zur elektronischen Aufbewahrung nicht zutreffen, wenn Softwarelösungen wie Microsoft Excel oder Word nur als »bessere Schreibmaschine« genutzt werden. Darunter versteht sich die Nutzung dieser Programme als reine Schreibprogramme und die darauffolgende Versendung in Papierform. In diesen Fällen müssen keine Speicherung und Aufbewahrung der elektronischen Dokumente erfolgen. Folglich ist eine Aufbewahrung in Papierform damit immer noch ausreichend.

Wenn Sie also eine Dokumentenvorlage für Ihre Ausgangsrechnungen in Word oder Excel nutzen, diese für jede Rechnung verwenden und anschließend drucken, ist es nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird.

Allerdings wird in dem Urteil explizit darauf hingewiesen, dass, sobald die erstellten Dokumente gespeichert und somit in elektronischer Form vorliegen, eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig ist. In diesem Fall verlangen die GoBD auch eine revisionssichere Aufbewahrung der originär elektronischen Datei.

Was empfiehlt die Treuhand Hannover?

Generell raten wir von der Verwendung von PC-Programmen als Schreibmaschinenersatz aufgrund der vorab aufgeführten Gründe ab. Der Nutzung als solcher steht aber nichts im Wege, da es genug Gründe gibt, die für den Einsatz sprechen. Zunächst entspricht es dem Zeitgeist, seine Arbeitsprozesse weiter papierlos zu gestalten. Die Wiederauffindbarkeit von Informationen und einzelnen Dokumenten gestaltet sich durch Suchfunktionen im elektronischen Format um einiges einfacher als im klassischen Papierformat. Unter einem Kostenaspekt gesehen, ist das Abspeichern einer Datei günstiger als das Ausdrucken, Abheften und Lagern von Papier. Zudem ist es prozessual betrachtet nicht ausgeschlossen, dass ein erstelltes Dokument, statt nur gedruckt zu werden, auch gespeichert wird und somit wiederum elektronisch aufbewahrungspflichtig ist.

Um diese Vorteile weiterhin zu nutzen und die Erfüllung der elektronischen Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten, empfiehlt sich ein revisionssicheres Archivsystem, im besten Falle ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Wenden Sie sich zur ersten Kontaktaufnahme für die Anschaffung eines DMS gerne an Herrn Christian Meyer aus der Abteilung BWA. Sollten Sie rechtliche Fragen haben, steht Ihnen gerne Frau Steuerberaterin Caterina Zeh zur Verfügung.

25.10.2022
Caterina Zeh

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