Elektronische Gutscheine und Geldkarten – Sachbezug oder Barlohn?

Abgabenfreie Incentives sind auf dem Vormarsch und elektronische Gutscheine sowie Geldkarten ein beliebtes Mittel, um das Engagement und gute Arbeitsleistungen Ihrer Mitarbeitenden zu würdigen. Daher ist deren Sachbezugseigenschaft ab 2020 ausdrücklich vom Gesetzgeber im Gesetz verankert worden. Sachzuwendungen an Mitarbeitende bleiben　bis zu 50 Euro pro Monat steuer- und　sozialversicherungsfrei.

Freigrenzen sowie Kriterien von elektronischen Gutscheinen und Geldkarten

Neben der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro bleiben zusätzlich Geschenke an Ihre Mitarbeitenden von bis zu 60 Euro steuerfrei, wenn sie anlässlich eines persönlichen Anlasses des Mitarbeitenden überreicht werden. Als persönlicher Anlass gelten etwa der Geburtstag, die Hochzeit oder das Mitarbeiterjubiläum.

Bitte beachten Sie, dass es sich sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro als auch bei den 60 Euro für Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass um Freigrenzen handelt, die um keinen Cent überschritten werden dürfen. Bei Überschreitung um auch nur einen Cent geht die Steuerfreiheit und damit auch die Sozialversicherungsfreiheit gänzlich verloren.

Im Grundsatz haben beide Freigrenzen nichts miteinander zu tun. Jede ist für sich zu prüfen. Voraussetzung für die Inanspruchnahme ist jedoch in beiden Fällen, dass es sich bei der Zuwendung um einen Sachbezug handelt. Die Abgrenzung von Sachbezug oder Geldleistung ist wichtig. Geldleistungen sind ab dem ersten Euro steuer- und beitragspflichtig. Dagegen winken für Sachbezüge die bereits geschilderten Vergünstigungen.

Da sich in der Praxis die Prüfung der Sachbezugseigenschaft von elektronischen Gutscheinen und Geldkarten in den letzten zwei Jahren seit Gesetzeseinführung als schwierig erwiesen hat, hat das Bundesministerium für Finanzen in mehreren Schreiben zu dieser Thematik Stellung genommen. Theoretisch einfach ist die Einordnung von zweckgebundenen Geldleistungen, nachträglichen Kostenerstattungen, Geldsurrogaten und anderen Vorteilen, die auf einen Geldbetrag lauten. Hier liegen stets Einnahmen in Geld, und damit keine Sachbezüge vor. Aber in der Praxis ist die Einordnung dann wie immer doch nicht ganz so einfach. Das liegt an den Gutscheinen und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die die vom Einkommensteuergesetz geforderten Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Hier macht der Gesetzgeber eine Ausnahme und ordnet sie als Sachbezug ein. Sie berechtigen zur Anwendung der 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze, wenn die Gutscheine und Geldkarten dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Das von der Finanzverwaltung zitierte Kriterium der »Zusätzlichkeit« erfordert, dass der Gutschein oder die Geldkarte zu dem Arbeitslohn hinzukommt, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet. Wird der Gutschein oder die Geldkarte unter Anrechnung auf den arbeitsrechtlich geschuldeten Lohn oder durch dessen Umwandlung gewährt, liegt keine zusätzliche Leistung vor. Es handelt sich dann um eine schädliche Gehaltsumwandlung mit der Folge, dass die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nicht genutzt werden kann.

Als Sachbezug begünstigte Gutscheine und Geldkarten

Zu den weiterhin möglicherweise begünstigten Gutscheinen zählen neben den klassischen Gutscheinen für ein bestimmtes Produkt oder einen Einkauf bei einer bestimmten Firma auch Gutscheinkarten, digitale Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps. Zu den Geldkarten gehören ferner auch Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten.

Seit 1. Januar 2022 sind nur Gutscheine und Geldkarten begünstigt, die die Kriterien des ZAG erfüllen. Danach kommen für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze oder als Aufmerksamkeit folgende Kategorien in Betracht:　

• Gutscheine und Geldkarten gehören weiter zu den Sachbezügen, wenn sie bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Dazu gehören beispielsweise Gutscheine und Geldkarten, die dazu berechtigten, Waren und Dienstleistungen …
• vom Aussteller des Gutscheins, also von Ihnen oder einem Dritten, aus seiner eigenen Produktpalette zu beziehen oder
• aufgrund von Akzeptanzverträgen zwischen Aussteller und Akzeptanzstellen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland zu beziehen.
  Dabei kann es sich um einen inländisch städtischen oder einen auf eine bestimmte inländische Region, wie beispielsweise mehrere benachbarte Städte und Gemeinden, erstreckenden Einkaufs- und Dienstleistungsverbund inklusive Internetshop handeln. Hierfür reicht eine Begrenzung auf die unmittelbar angrenzenden zweistelligen Postleitzahlenbezirke aus, auch bundeslandübergreifend.

Eine andere Möglichkeit stellen Gutscheine und Guthabenkarten einer bestimmten Ladenkette im Inland dar, wenn die Ladenkette über einen einheitlichen Marktauftritt – zu erkennen an Symbol, Marke oder Logo – verfügt.

Wichtig ist zu wissen, dass der Kauf und der damit verbundene Umtausch von Gutscheinen sowie Geldkarten anderer Anbieter nicht begünstigt ist und vertraglich ausgeschlossen sein muss.

Hierzu hat die Finanzverwaltung eine Ausnahme geschaffen: die »Universalgutscheine«. Für diese Gutscheine hat die Finanzverwaltung einen extra Passus eingeführt. Danach handelt es sich bei diesen Gutscheinen nur dann um einen Sachbezug, wenn sich der Arbeitnehmer vor Hingabe des Gutscheins oder vor Aufladung des Guthabens auf die Geldkarte aus verschiedenen Ladenketten je eine auswählen kann. In diesen Systemen kann sich der Arbeitnehmer jeden Monat, bevor eine Aufladung erfolgt, für den Gutschein eines Akzeptanzpartners entscheiden. Dies gilt nur dann, wenn durch technische Vorkehrungen und in den zur Verwendung kommenden Vertragsvereinbarungen sichergestellt ist, dass die Einlösung nur gegen andere Gutscheine oder Geldkarten erfolgen kann, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen bei dem Arbeitgeber oder bei einem Dritten berechtigen, die die Kriterien des ZAG erfüllen und dem Arbeitnehmer das Guthaben erst nach Auswahl des anderen Gutscheins oder der anderen Geldkarte zur Verfügung steht.

Gutscheine oder Geldkarten gehören ebenfalls zu den Sachbezügen, wenn sie dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette zu beziehen. Hiernach begünstigt sind Gutscheine und Geldkarten, die beispielsweise begrenzt sein können auf Kraftstoffe, Ladestrom und so weiter (»alles, was das Auto bewegt«) oder auf Streamingdienste für Film und Musik. Die Finanzverwaltung hat zwischenzeitlich klargestellt, wann eine solche begrenzte Waren- oder Dienstleistungspalette vorliegt. Nicht ausreichend ist hierfür die alleinige Bezugnahme auf eine Händlerkategorie, wie beispielsweise »Merchant Category Code«, MCC. Sofern zu einer begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette, wenn auch in geringem Maße, Waren oder Dienstleistungen einer anderen Palette angeboten werden, ist diese Voraussetzung des ZAG nicht mehr erfüllt.

Beachten Sie den Zuflusszeitpunkt

Für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze eingehalten ist, müsse Sie als Arbeitgeber den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Auf das Einlösen des Gutscheins kommt es nicht an – es sei denn, Sie stellen einen Gutschein auf Ihr eigenes Produktsortiment aus.

Die Guthabenkarte als Sparbuch des Mitarbeiters

Die Entscheidung, wann und wie das Guthaben beziehungsweise der Gutschein verwendet wird, steht Ihren Mitarbeitenden frei. Der Möglichkeit, das Guthaben anzusparen und damit zu einem späteren Zeitpunkt größere Anschaffungen zu finanzieren, steht aus steuerlicher Sicht nichts entgegen.

Die Abgabenfreiheit für elektronische Gutscheine und Guthabenkarten ist derzeit derart komplex geworden, dass unsere Empfehlung nur lauten kann, dass im Rahmen einer geplanten Etablierung Ihr persönlicher Berater hinzugezogen werden sollte.