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Erfolgsfaktor Chef – vom richtigen Umgang mit der Zeit

Auf jeden Selbständigen stürzen täglich mehr Aufgaben ein, als er eigentlich bewältigen kann. Wie gehen Sie damit um? Sind Sie Herr über die Verhältnisse oder Getriebener? Ein Plädoyer gegen den Stress und für mehr Zeitsouveränität.

Arbeiten Sie 60 Stunden pro Woche im Betrieb und haben trotzdem das Gefühl, nie fertig zu werden? Bleibt wichtiges liegen, haben Sie gar ein Gefühl der Überforderung? Dann wird es höchste Zeit für ein Zeitmanagement.

Bevor Sie beginnen, Ihre Zeit für bestimmte Aufgaben einzuteilen, müssen Sie analysieren, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen. Nehmen Sie sich zum Feierabend einige ruhige Minuten, um den Arbeitstag zu rekapitulieren. Protokollieren Sie, womit Sie heute wie lange befasst waren. Lassen Sie bei diesen Aufzeichnungen Genauigkeit walten, so werden Sie schon nach zwei oder drei Wochen erkennen, wann Sie produktiv waren und wann Sie Zeit für Unwichtiges vergeudet haben. Sie werden aber auch erkennen, dass fast jeden Tag Unvorhergesehenes eintritt, das Sie davon abhält, wichtige Aufgaben zu lösen. Anhand des Zeitprotokolls sollten Sie die wichtigen von den unwichtigen Aufgaben unterscheiden können.

Setzen Sie Ihre Zeit für die richtigen Ziele ein?
Zu einem professionellen Zeitmanagement gehört die Definition der mittel- und langfristigen Ziele, für die Sie Ihre Arbeitszeit einsetzen wollen. Es ist möglich, dass Sie Fortschritte erzielen und Ihre Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen und dennoch von Unzufriedenheit geplagt werden. Das kann daran liegen, dass Sie mit Ihrer Zeit eigentlich etwas ganz anderes anfangen wollen, zum Beispiel Raum für Dinge benötigen, die über das Tagesgeschäft hinausgehen. Zeitmanagement soll Ihnen jenseits der Alltagsroutine mehr freie Zeit für strategische Planungen oder schlicht mehr Freizeit für mehr Lebensqualität verschaffen.

Setzen Sie Prioritäten
Bei einem Großteil der Arbeit orientieren wir uns nicht an der Wichtigkeit der Aufgabe, sondern an Vorlieben, am Druck anderer oder an vielerlei Zufällen. Die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden, ist daher ein Erfolgsfaktor. Das Zeitmanagement soll Sie dazu bringen, das Wichtige zuerst zu tun und die eiligen, aber unwichtigen Aufgaben zu delegieren, liegenzulassen oder in den Papierkorb zu werfen. Gliedern Sie Ihre Aufgaben nach folgenden Kriterien: Sind sie wichtig oder unwichtig? Sind sie eilig oder nicht eilig? So erhalten Sie vier Gruppen:

  1. Aufgaben sind wichtig und eilig
  2. Aufgaben sind wichtig aber nicht eilig
  3. Aufgaben sind unwichtig aber eilig
  4. Aufgaben sind unwichtig und nicht eilig

Die Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und eilig sind, packen Sie sofort an. Die wichtigen Aufgaben ohne Zeitdruck merken Sie sich im Kalender vor und gehen sie zum fixierten Termin tatsächlich an. Aufgaben, die zwar eilig aber nicht wichtig sind, delegieren Sie an Ihre Mitarbeiter. Und alle Aufgaben, die weder wichtig noch eilig sind, werfen Sie in den Papierkorb.

Verjagen Sie die Zeitfresser

Neben der Führung des Terminplans und der Entscheidung für Prioritäten ruht das Zeitmanagement auf einer dritten Säule: Machen Sie sich auf die Suche nach Störfaktoren und beseitigen Sie Ihre persönlichen Zeitfresser.

Man unterscheidet drei verschiedene Störfaktoren eines effektiven Zeiteinsatzes:

  1. Störungen durch Personen:
    Mitarbeiter können jederzeit und unbeschränkt mit Fragen zu Ihnen kommen und ein Schwätzchen halten. Die Familie, Lieferanten, Patienten können Sie uneingeschränkt über das Festnetz und das Handy telefonisch erreichen.
  2. Störungen durch äußere Reize:
    Ihr Besprechungsraum ist stickig und überheizt. In Ihrem Büro läuft ständig das Radio und Sie bekommen dort ständig kalte Füße. Auf Ihrem Schreibtisch breitet sich das Chaos aus. Alte Unterlagen türmen sich zu Symbolen unerledigter Aufgaben. Die schriftlichen Störungen nehmen Sie in den Augenwinkeln wahr.
  3. Störungen, die in uns selbst liegen:
    Die größten Hindernisse für einen effizienten Einsatz unserer begrenzten Zeit tragen wir ständig mit uns herum. Das können Unlust und Trägheit sein. Grübeln hält uns von der Arbeit ebenso ab wie Melancholie und Wehleidigkeit oder Tagträumereien. Auch Ängste und Sorgen rauben viel Energie. Schwatzhaftigkeit kann dafür sorgen, dass wir viel zu lange telefonieren oder die Beschäftigten in Plaudereien verwickeln.

Die ersten beiden Störfaktoren lassen sich organisatorisch verhindern, indem Sie zum Beispiel feste Büro- und Ruhezeiten planen, Termine vergeben oder die Raumsituation verbessern. Zu Beginn des Selbstmanagements können Sie vielleicht noch nicht einschätzen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben erfordern. Lassen Sie daher jeden Tag 30-40 Prozent Zeitpuffer für Unvorhergesehenes. Die Beseitigung der inneren Hindernisse verlangt dagegen viel Kraft und Aufmerksamkeit. Es ist ein Prozess der kritischen Reflexion, der mit viel Selbstdisziplin durchgeführt werden muss. 

In der Ruhe liegt die Kraft
Ein großer Zeitfresser ist das Aufschieben von schwierigen oder unangenehmen Dingen. Dabei verschlimmern sich die Dinge meist, wenn man sie schleifen lässt. Überlegen Sie ehrlich, ob Sie Arbeiten vor sich herschieben, obwohl sie wichtig sind. Warum tun Sie das? Entscheidungen zu fällen kann schwer sein, aber das Aufschieben von Beschlüssen bereitet Ihnen später noch viel mehr Stress.

Erziehen Sie sich unbedingt dazu, die Aufgaben in geschlossenen Blöcken nacheinander abzuarbeiten. Schwierige Aufgaben sollten Sie in Einzelteile zerlegen. Wir neigen dazu, mehrere Aufgaben in unseren begrenzten Arbeitstag hineinzupressen. Doch dann entsteht Druck, weil wir im Kopf einen Berg von Aufgaben türmen. Zwingen Sie sich dazu, nur eine Aufgabe durchzuplanen. Alle späteren geraten nicht in Vergessenheit, denn die haben Sie ja im Terminplan notiert.

Sie werden feststellen, dass es gar keine Probleme bereitet, wenn Sie nicht alle Aufgaben, die Sie für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Zeitplan vorgesehen haben, erledigen, so lange Sie wichtige und schwierige Aufgaben abgearbeitet haben. Das macht Sie zufrieden und Sie finden Ruhe und Kraft, Schritt für Schritt auf diesem Wege voranzugehen. Nichts macht Sie nervöser, als wenn Sie Altlasten in neue Aufgabenfelder hineinschleppen. Bringen Sie immer Ihre wichtigsten Aufgaben ganz zu Ende. Fangen Sie vorher nichts Neues an. Zeiteffizient sind wir, wenn wir uns in Ruhe ausschließlich einer Aufgabe widmen können.

01.06.2017
Guido Michels

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Diplom-Ökonom
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