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Export über den HV-Tisch – Steuerbefreiung als Preisvorteil nutzen

Bei Verkäufen an Reisende aus Staaten außerhalb der Europäischen Union, auch Export über den HV-Tisch genannt, können die Geschäftsvorfälle in manchen Fällen umsatzsteuerfrei behandelt werden. Üblich ist dieser Geschäftsvorfall bei Apotheken, die in der Nähe einer Landesgrenze wie beispielsweise der Schweiz liegen. Sind alle materiellen und formellen Voraussetzungen gegeben, so ist es der Apotheke möglich, dem Kunden einen Preisnachlass in Höhe der gesetzlichen Umsatzsteuer zu gewähren.
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Die Voraussetzungen für die Umsatzsteuerbefreiung sind:

  • Ein Unternehmer verkauft einem
  • Käufer, der im Drittlandgebiet ansässig ist, Ware,
  • die innerhalb von drei Monaten nach Kauf in das Drittlandsgebiet gelangt (Ausfuhr).

Wichtig für die Steuerbefreiung ist es, dass die Apotheke in den Besitz der zollamtlichen Bestätigungen gelangt.

Wer ist Drittlandkäufer?
Drittlandkäufer sind Reisende mit einem Wohnort in einem Staat außerhalb der EU. Dieser Wohnort muss im Zeitpunkt der Lieferung vorhanden sein. Dabei gilt der Ort als Wohnort, der im Pass oder sonstigen Grenzübertrittspapieren eingetragen ist. Auf die Staatsangehörigkeit kommt es an dieser Stelle nicht an. 

Was ist »Ausfuhr im nichtkommerziellen Reiseverkehr«?
Unter Ausfuhr im Reiseverkehr versteht man, wenn der Drittlandkäufer die erworbene Ware im persönlichen Reisegepäck ins Drittlandsgebiet überführt. Als Reisende gelten Touristen, Berufspendler, aber auch Käufer, die eigens zum Einkaufen aus dem Drittlandsgebiet in das EU-Gebiet kommen. Wichtig ist dabei, dass die erworbene Ware für den privaten Bedarf des Drittlandkäufers bestimmt ist.

Drei-Monats-Frist

Der Käufer hat die Ware vor Ablauf des dritten Monats, der dem Monat der Lieferung folgt, nachweislich in ein Drittland zu überführen. Das Datum der Überführung ist auf der zollamtlichen Ausfuhrbestätigung zu ersehen.
Wichtig: Korrekte Rechnungsstellung!

Da die Apotheke auf die Nachweise des Käufers angewiesen ist, empfehlen wir Ihnen folgendes Verfahren bei der Rechnungsstellung zu verwenden:
Stellen Sie den üblichen Bruttobetrag mit Ausweis des Steuerbetrags bzw. des Steuersatzes in Rechnung, aber verlangen Sie mit den notwendigen Nachweisen auch den ursprünglichen Bon wieder zurück. Ansonsten schulden Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt. Der Einbehalt des Bons gilt als wirksame Rechnungsberichtigung, der bei Ihren Buchhaltungsunterlagen zwingend aufbewahrt werden muss. Überlässt der Käufer Ihnen im Nachhinein alle notwendigen Nachweise inklusive Bons, können Sie ihm den Steuerbetrag in bar oder unbar auszahlen – gegebenenfalls nach Abzug von Bearbeitungs- und Überweisungskosten.

Daraufhin ist es möglich, die Umsätze als umsatzsteuerfrei umzuqualifizieren. Stornieren Sie die ursprünglichen Vorgänge im Warenwirtschaftssystem, kommentieren Sie die Stornierung und geben den steuerfreien Umsatz ein. Wichtig: Sollte Ihr Warenwirtschaftsanbieter in seiner Verfahrensdokumentation keine geeignete Verfahrensweise für derartige Geschäftsvorfälle vorsehen, so sollten Sie in Abstimmung mit Ihrem Warenwirtschaftsanbieter an einer geeigneten Abbildung dieser Geschäftsvorfälle arbeiten und eine eigene Beschreibung in Ihrer Verfahrensdokumentation verfassen.

Notwendige Nachweise für die Steuerbefreiung

  • Essentiell für die Steuerbefreiung sind die formellen Nachweise, die aus drei Bestandteilen bestehen:
  • Ausfuhrnachweis
  • Abnehmernachweis
  • Buchnachweis

Der Ausfuhrnachweis belegt, dass die Ware in das Drittlandsgebiet eingeführt worden ist. Dieser Beleg hat folgende Angaben zu enthalten:

  • Name und Anschrift des liefernden Unternehmens
  • Handelsübliche Bezeichnung(en) und Menge(n) der ausgeführten Ware(n)
  • Ort und Tag der Ausfuhr
  • Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle des EU-Mitgliedstaats, über den der Käufer die Ware ausführt.

Der Abnehmernachweis ist eine zusätzliche Absicherung zum Ausfuhrnachweis. Dieser Beleg stellt sicher, dass es sich um einen Drittlandkäufer handelt und hat folgende Angaben zu enthalten:

  • Name und Anschrift (= Land, Wohnort, Straße und Hausnummer) des Drittlandkäufers = Vorlage des Passes oder sonstige Grenzübertrittpapiers
  • Bestätigung der Grenzzollstelle, dass die Daten der Anschrift des Käufers in dem Beleg mit den Eintragungen in dem vorgelegten Pass oder sonstigen Grenzübertrittspapieren übereinstimmen.

Der Buchnachweis hat folgende Angaben zu enthalten:

  • Handelsübliche Bezeichnung(en) und Menge(n) der ausgeführten Ware(n)
  • Name und Anschrift des Drittlandkäufers
  • Tag der Lieferung
  • das Entgelt (= Preis abzüglich der darin enthaltenen Umsatz­steuer)
  • die Ausfuhr.

Als Vereinfachung kann auch der Buchnachweis darin liegen, die Buchführung und die Belege (Rechnung, Ausfuhrnachweis) mit gegenseitigen Verweisen zu versehen. Diese Aufzeichnungen sind unmittelbar nach Ausführung des einzelnen Umsatzes fortlaufend zu führen.

Einsatz von Service-Unternehmen

Es besteht auch die Möglichkeit, Service-Unternehmen einzuschalten. Diese zahlen den Käufern an Grenzübergängen gegen Aushändigung der zollamtlich bestätigten Ausfuhrbelege den Steuerbetrag nach Abzug eines Bearbeitungsentgelts in bar aus. Die Service-Unternehmen, die in Vertragsbeziehungen zu den Unternehmen stehen, lassen sich die an die Reisenden bereits ausgezahlten Steuerbeträge gegen Vorlage der Ausfuhrbelege von den Unternehmen erstatten.

Fazit

Die Steuerbefreiung gibt Ihnen als Apotheke durch die örtlichen Gegebenheiten einen klaren Wettbewerbsvorteil. Verfassen Sie eine klare Arbeitsanweisung, wie bei solchen Geschäftsvorfällen vorzugehen ist und etablieren Sie diesen Prozess in Ihrer Apotheke. Essentiell für die Steuerbefreiung sind die benötigen Nachweise und Dokumentationen, daher sollten diese stets ordnungsgemäß geführt werden. Für eine kongruente Abbildung dieser Geschäftsvorfälle im Warenwirtschaftssystem sollten Sie auf Ihren Warenwirtschaftsanbieter zugehen. Für weitere Fragen steht Ihr persönlicher Berater gerne zur Verfügung.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen, 12.08.2017, IV D 3-S 7133/14/10001, FMNR36500001

15.05.2020
Jens Kilisch

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Jens Kilisch
Diplom-Finanzwirt, Steuerberater
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