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Kassennachschau: Ein Fazit nach dem ersten Jahr

Die Kassennachschau dient der Finanzverwaltung seit dem 1. Januar 2018 als Instrument zur unangemeldeten Überprüfung der Kassenführung. Wir möchten an dieser Stelle die bisher gesammelten Erfahrungen für Sie zusammenfassen und ziehen ein Fazit nach gut einem Jahr Kassennachschau.
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Eher schleppender Start
Im ursprünglichen Entwurf des »Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen« war die Kassennachschau in erster Linie als Instrument zur Überprüfung der Sicherheitseinrichtung sowie der korrekten Registrierung der Kassensysteme gedacht, die ab dem Jahr 2020 verpflichtend werden. Da die Kassennachschau letztlich schon zum 1. Januar 2018 eingeführt wurde, war die Vorbereitungszeit der Finanzverwaltung kurz und interne Zuständigkeiten sowie konkrete Vorgehensweisen noch nicht abschließend geklärt. Das Bundesfinanzministerium schaffte auch rechtlich erst mit dem Anwendungserlass zur Kassennachschau vom 28. Mai 2018 weitere Klarheiten.

Apotheken bisher nicht im Fokus
Im Zusammenhang mit der Kassennachschau wurden im Vorfeld immer wieder die Apotheken genannt, die in den Augen der Finanzverwaltung zu den besonders prüfungswürdigen »bargeldintensiven Betrieben« zählen. Entsprechend hoch waren zum Jahreswechsel 2017/2018 die Aufmerksamkeit und die Unsicherheit in der Branche. Nach einem guten Jahr konnten wir zwar einige Kassennachschauen in Apotheken registrieren, der befürchtete Fokus, wie seinerzeit bei den digitalen Betriebsprüfungen, blieb bisher aber aus. Da den einzelnen Finanzämtern in der Regel kein zusätzliches Personal für die Kassennachschau zur Verfügung steht, standen eher andere bargeldintensive Branchen im Fokus, die eine deutlich höhere Anfälligkeit für formelle Mängel und Manipulationen in der Kassenführung vorweisen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie das Thema Kassenführung stiefmütterlich behandeln sollten. Letztlich muss jedes Unternehmen, in dem Bareinnahmen getätigt werden, jederzeit mit einer unangemeldeten Kassennachschau rechnen.

Keine einheitliche Gestaltung der Vorgehensweise
Obwohl der gesetzliche Rahmen vorgegeben ist, sind die einzelnen Oberfinanzdirektionen der Bundesländer letztlich in der Gestaltung der konkreten Vorgehensweise bei der Kassennachschau frei, so dass sich der Ablauf der Prüfungen teils erheblich unterscheidet.

In vielen Bundesländern wird die Kassennachschau gerne zur Identifizierung prüfungswürdiger Betriebe genutzt. Das Finanzamt schaut also vorher nach, ob sich eine Betriebsprüfung bei Ihnen lohnen würde. Eine unauffällige Kassennachschau kann somit dafür sorgen, dass der Betrieb vom Prüfungsplan gestrichen wird. Gute Vorbereitung und saubere Kassenführung ist daher sinnvoller als eine Verweigerung. Diese führt in der Regel zum sofortigen Übergang in die zeit- und kostenintensive Betriebsprüfung, in der alle steuerlichen Sachverhalte geprüft werden, nicht nur die Kassenführung.

Beobachten konnten wir viele anonyme Testkäufe im Vorfeld der Kassennachschau. Hierbei verhält sich der spätere Prüfer wie ein normaler Kunde. Er beobachtet und tätigt Testkäufe, um die ordnungsgemäße Aufzeichnung dieser Geschäftsvorfälle dann später beispielsweise im System nachzuvollziehen. Erst zu Beginn der eigentlichen Prüfungshandlungen muss sich der Kassenprüfer ausweisen. Und auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, haben die Prüfer in der Regel immer ein entsprechendes Legitima­tionsschreiben ihres Vorgesetzten dabei.

Des Weiteren blieben die befürchteten Kassenprüfungen zur Hauptgeschäftszeit glücklicherweise eher die Ausnahme. Die Prüfer sind dazu angehalten, den Geprüften nicht unnötig zu drangsalieren. In der Regel findet die Kassennachschau eher kurz vor Ladenöffnung oder Ladenschluss statt. Zu diesen Zeiten ist eine Kassenprüfung erfahrungsgemäß auch am sinnvollsten.

Achtung: Betrüger nutzen Unsicherheit aus
Auch wenn uns bis jetzt erst sehr wenige Fälle aus dem Mandantenkreis bekannt sind, wurde in den Medien bereits mehrfach von Betrügern berichtet, die sich die Unsicherheiten der Unternehmer zu Nutze gemacht haben. Dabei sollen sie sich als Kassenprüfer ausgegeben, die Kassenführung bemängelt und letztlich versucht haben, das Bargeld aus der Kasse zu beschlagnahmen. Deshalb sollten der Dienstausweis und das Legitimationsschreiben genau untersucht werden. Sollte etwas eigenartig sein, kann ein Anruf im Finanzamt oder bei der Polizei sinnvoll sein, welche im Zweifel helfen können, die Identität und den Auftrag des Kassenprüfers zu bestätigen. Der Kassenprüfer sollte niemals mit dem Bargeld alleine gelassen werden und wird dies in der Regel schon aus Selbstschutz nie verlangen. Ein Finanzbeamter wird auch nicht selbständig einen Kassensturz durchführen wollen. Die Polizei sollte umgehend verständigt werden, wenn ein Kassenprüfer Bargeld beschlagnahmen will.

Verfahrensdokumentation und IKS werden eingefordert
Auch wenn der konkrete Ablauf je nach Finanzamt durchaus unterschiedlich ist, wurde in jedem uns bekannten Fall ein Kassensturz nebst Untersuchung von Kassenbuch und Kassenbelegen durchgeführt. Des Weiteren wurden immer die Organisationsunterlagen der Kasse abgefragt, da das Fehlen einen schwerwiegenden formellen Mangel zu Folge hat. Zu den Organisationsunterlagen gehören die Verfahrensdokumentation inklusive der Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle sowie die Beschreibung des steuerlichen internen Kontrollsystems.

Fazit
Nach einem eher schleppenden Start sammeln die Finanzämter gerade Erfahrungen mit der Kassennachschau. Auch wenn die Apotheken bisher nicht im Fokus standen, muss jederzeit mit einer Kassenprüfung gerechnet werden. Eine Kassennachschau ohne Mängel kann eine geplante Betriebsprüfung verhindern. Wir empfehlen Ihnen weiterhin dringend, sich gut darauf vorzubereiten, indem sie Ihre Kassenführung selbst auf den Prüfstand bringen. Eingefahrene Abläufe, wie beispielsweise ein zu früher Tagesabschluss, können auf diesem Weg hinterfragt und die kaufmännischen Prozesse optimiert werden. Die Organisationsunterlagen sollten in Papier oder auf einem USB-Stick gespeichert griffbereit zur Verfügung stehen. Sofern noch keine Verfahrensdokumentation mit Beschreibung des steuerlichen IKS angefertigt wurde, sollten Sie dies nun schleunigst nachholen. Ihr persönlicher Berater hilft Ihnen bei weiteren Fragen gerne weiter.

31.03.2019
Kai Prellberg - Treuhand Hannover

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