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Sorglos steuer- und sozialversicherungsfrei Weihnachten mit Mitarbeitern feiern

In den Regalen der Supermärkte sind zwischenzeitlich schon die Weihnachtsplätzchen zu finden. Untrügliches Zeichen dafür, dass in den nächsten Wochen in den meisten Unternehmen – wie in jedem Jahr – eine Weihnachtsfeier stattfinden wird. Oftmals wird dafür auch etwas mehr ausgegeben, beispielsweise für einen Theaterbesuch mit anschließendem Dinner oder eine Betriebsveranstaltung mit Weihnachtsessen und musikalischer Umrahmung, zu der auch gern die Ehepartner der Mitarbeiter eingeladen werden. Damit weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge anfallen, sind einige Punkte zu beachten.

Bei der Weihnachtsfeier darf es sich höchstens um die zweite Betriebsveranstaltung im Jahr für denselben Teilnehmerkreis handeln. Auf die Dauer der Veranstaltung, ob ein Tag oder mehrere Tage, kommt es nicht an.

Zuwendungen anlässlich einer Veranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, insbesondere: 

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn der Besuch ein Teil des Programms der Veranstaltung ist.
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen wie etwa Saalmiete, Musik oder eine Kegelbahn
  • Geschenke bis zum Wert von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer.

Die geltende lohnsteuerliche Regelung für Betriebsveranstaltungen sieht pro teilnehmenden Mitarbeiter einen Freibetrag von 110 Euro für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr vor.

Bei Überschreitung des Freibetrags kann die Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil entweder individuell oder pauschal mit 25 Prozent lohnversteuert werden. Mit der Wahl der pauschalen Lohnsteuer entsteht zusätzlich der Vorteil, dass keine Sozialversicherung anfällt.

An dieser Stelle hat der Gesetzgeber einen neuen »Stolperstein« versteckt. Durch das 5. SGB-IV Änderungsgesetz hat sich die beitrasrechtliche Behandlung von pauschalversteuerten Bezügen in der Sozialversicherung geändert.

Bisher kam es für die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung lediglich auf die Möglichkeit einer Pauschalbesteuerung der Bezüge an.

Nunmehr sind bestimmte pauschalversteuerbare Bezüge in der Sozialversicherung nur beitragsfrei, wenn sie mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum

pauschal versteuert werden, die pauschale Lohnsteuer also tatsächlich erhoben wurde.

Voraussetzung für die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ist, dass beim Überschreiten des Freibetrages bis 28. Februar des Folgejahres die Pauschalversteuerung durchgeführt wird.

Vor allem hinsichtlich der jetzt anstehenden Weihnachtsfeiern besteht die Schwierigkeit, die lohnsteuerliche Behandlung bis zum 28. Febuar des Folgejahres durchzuführen. Denn die Buchführungen liegen bis zu diesem Zeitpunkt vielfach noch nicht beim Steuerberater vor.

In diesen Fällen empfehlen wir, dass Sie dem für die Abrechnung Ihrer Löhne und Gehälter zuständigen Ansprechpartner im Monat Dezember mitteilen, ob Sie eine Betriebsveranstaltung durchgeführt haben, oder ob bis zum Ende des laufenden Kalenderjahres noch eine Veranstaltung geplant ist. Die Höhe der Aufwendungen pro Teilnehmer sollte entweder mit den tatsächlich angefallen oder den wahrscheinlich anfallenden Aufwendungen angegeben werden.

Sollte der Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter überschritten werden, wird von uns mit der Lohnsteueranmeldung Dezember des Kalenderjahres die pauschale Lohnsteuer bei Ihrem zuständigen Finanzamt angemeldet und somit die Frist für die Soziallversicherungsfreiheit gesichert. Eine Korrektur der Pauschalversteuerung ist ohne Verlust der Beitragsfreiheit jederzeit möglich.

So vermeiden Sie böse Überraschungen im Rahmen einer Sozialversicherungsprüfung.

Wir wünschen Ihnen schon jetzt eine fröhliche, steuer- und sozialversicherungsfreie Weihnachtsfeier!

15.09.2017
Katja Adam

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