Wann lohnt sich ein Warenautomat?

Ein Lagerautomat bietet verschiedene Vorteile. Doch nicht für jede Apotheke lohnt sich ein Kommissionierer. Denn das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist von Fall zu Fall verschieden. Welche Kosten anfallen, welche wegfallen und worin der Wert besteht, haben wir für Sie zusammengefasst.

Welche Ausgaben fallen durch die Anschaffung eines Warenautomaten an?

Die Kostenseite der Investition lässt sich in Form von Zinsen, Wartungskosten und Abschreibungen aus dem Investitionsvolumen relativ leicht ableiten. Heutzutage bieten die Hersteller mehrere Varianten an: standardisierte Einstiegssysteme, die bei etwa 70.000 Euro beginnen, aber auch modular aufgebaute Maschinen, die an die individuellen Gegebenheiten angepasst werden können und dann die 100.000 Euro Marke überschreiten. Dazu kommen je nach Wünschen und technischer Machbarkeit die Kosten für Zusatzmodule (zum Beispiel automatische Einlagerung, zweiter Greifarm, Kühlmodul), für Transportsysteme und die Kosten der Service- und Wartungsverträge. Letzteres ist Pflicht und schlägt – je nach Ausgestaltung – mit monatlich etwa 400 Euro zu Buche. Zusammen mit Strom- und sonstigen Reparaturkosten hat man über die ganze Lebensdauer der Maschine den Kaufpreis sicherlich ein zweites Mal in Form laufender Kosten gezahlt. 

Zeitgewinn im Handverkauf produktiv nutzen

Bei der Ermittlung des Nutzens muss man auf Annahmen und Hochrechnungen zurückgreifen. Im Handverkauf besteht der Nutzen aus dem Zeitgewinn, der auf der einen Seite zu Beratung und Mehrumsatz oder auf der anderen Seite zu kürzeren Bedienzeiten genutzt werden kann. Wichtig ist festzustellen, dass es hier nur ein »entweder/oder« geben kann: Denn mit weniger Personal in weniger Zeit mehr beraten und verkaufen ist nicht möglich! 

Es kann sinnvoll sein, vor der Investition die »Rennzeiten«, Bedienzeiten und Kundenfrequenz zu messen, um sich ein Bild über die Abläufe und die mögliche Zeitersparnis zu machen. Auch können diese Zeiten mit Personalkosten bewertet werden, um mögliches Einsparpotenzial zu identifizieren. Erfahrungen der Treuhand Hannover aus Beratungsprojekten haben aber gezeigt, dass Apotheken mit einem Kommissionierer in der Regel nicht direkt am HV-Personal sparen. Allerdings hilft der Automat, ein Kundenwachstum, einen Kundenansturm in Spitzenzeiten oder einen Ausfall von Mitarbeitern besser zu bewältigen. Scheidet ein HV-Mitarbeiter aus, kommt man eventuell durch Unterstützung des Automaten und Verteilung der Arbeiten auch ohne eine Neueinstellung aus.

Mehrumsatz als größter Hebel

So bleibt als positiver Beitrag im Handverkauf der Weg über den Mehrumsatz. Dieser kann zum einen über Zusatzverkäufe kommen, die die Mitarbeiter in der frei gewordenen Zeit empfehlen. Dieser Beitrag sollte aber nicht überschätzt werden: So liegt die typische Zusatzempfehlung im Preisbereich bis 10,00 Euro, mit Rohgewinnen von 1,00 bis 3,00 Euro. Für einen signifikanten Beitrag zur Kostendeckung müssten demnach viele Verkäufe getätigt werden, dies scheitert allerdings oft an der Kaufbereitschaft der Kunden oder an der Kommunikationsfähigkeit des Teams.

Ein größerer Faktor ist der Mehrumsatz, der durch höhere Kundenfrequenz entsteht. Kommen mehr Kunden, weil die Apotheke attraktiv umgestaltet wurde oder weil sich die intensivere Beratung in der Bevölkerung herumspricht, dann hilft der Automat, dieses Wachstum mit dem bestehenden Personal zu bedienen. Hier ist im Schnitt knapp 10 Prozent Kundenwachstum nötig, um die Kosten des Automaten auszugleichen. 

Neuanschaffung Kommissionierer: Im Lager wird viel Zeit frei

Groß ist das Einsparpotenzial auch im Bereich der Lagerverwaltung. Die vereinfachte Lagerpflege und das eigenständige Wegräumen der Ware im Falle der Vollautomatisierung bringen hohe Effizienzgewinne. Voraussetzung ist, dass die Arbeitsprozesse entsprechend umgestaltet werden. Entweder führen die Mitarbeiter in der frei werdenden Zeit andere Tätigkeiten aus, wie beispielsweise Regalpflege, Marketingaktionen oder Büro- beziehungsweise Telefondienst. Oder man prüft eine Stundenreduzierung der PKA, was über geringere Personalkosten direkt erfolgswirksam wäre. Hier ist aber Augenmaß gefragt. Wer heute schon nur mit einer PKA arbeitet, der wird kaum diese Kraft rationalisieren können. 

Individuell verschieden fällt – wenn überhaupt – der erzielbare Raumgewinn aus. Hierbei kommt es nicht darauf an, wie groß die gewonnene Fläche überhaupt ist, sondern inwieweit sie in umsatzbringende Regalmeter umgesetzt werden kann. Die entscheidende Frage ist: Wie hoch ist der Rohgewinn des zusätzlichen Umsatzes auf der gewonnen Fläche zu veranschlagen? Auch hier ist zu bedenken, dass insbesondere zusätzliche Freiwahlsortimente vom Umsatz in der Apotheke meist nur Marginalien darstellen. 

Warenautomat: Wodurch können die Kosten gedeckt werden?

Das größte Potenzial zur Kostendeckung liegt im Ertrag aus zusätzlichem Umsatz. Ob dies zu erreichen ist, hängt nicht nur von den eigenen Anstrengungen, sondern auch vom Standort und der Wettbewerbssituation ab. Ein weiterer Hebel, um zu rationalisieren, ist der Personalaufwand im Warenlager.

Allerdings ist der Einbau eines Automaten weniger als reines Kostensparinstrument zu sehen, sondern als strategische Entscheidung, wie Arbeitsprozesse bei Ware und Kunde ausgestaltet werden sollen und wie sich die Apotheke im Wettbewerb positioniert. Daher sollte man sich im Vorfeld über die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten sowie über Vor- und Nachteile gut informieren. Die Checkliste im Kasten hilft dabei. Da die Kosten-Nutzen-Bilanz von Fall zu Fall unterschiedlich ist, sollte für jedes Projekt individuell kalkuliert werden.
 

Das sollte man vor Anschaffung eines Kommissionierautomaten klären:
 

• Strategisches Ziel durch den Einbau: Wachstum, Kostenreduzierung, Erweiterung der Apotheke, …?
• Auswirkungen auf die wirtschaftliche und steuerliche Situation durchrechnen, Abwägung zwischen Kauf, Mietkauf oder Leasing.
• Wie hoch ist die minimale sowie maximale Kapazität des Kommissionierers auf Basis des eigenen Lagers?
• Was soll automatisiert werden: Schnell-, Langsam-, Mitteldreher? Sichtwahl? Alles? 
• Automatisierungsgrad beim Einräumen: Halb- oder Vollautomatisierung?
• Standort des Automaten, dadurch entstehende Transportzeiten und Umbaumaßnahmen
• Technische Stabilität heutzutage sehr gut, wichtiger: Wie sind die Reaktionszeiten von Hotline, Wartung und Service?

Sind folgende Voraussetzungen gegeben, ist die Investition tendenziell eher sinnvoll:
 

• Die Apotheke hat eine hohe Kundenfrequenz,
• die Offizin ist klein und der Einbau vergrößert die Sicht- und Freiwahlfläche,
• die Offizinfläche ist teuer und der Automat lässt sich in günstigere Betriebsräume verlagern,
• es ist schwierig, qualifiziertes Personal zu bekommen

und die Einrichtung muss erneuert werden beziehungsweise ein Umbau ist geplant.